מנהיגים ברשת שולחן העבודה למנהלים בישראל
מאת: צחי לוי *
|
מה מבדיל בין שתי חברות שעובדות על פרויקטים דומים? מדוע חברה אחת מצליחה פעם אחר פעם, וזאת למרות כל המכשולים והסכנות בעוד שחברות אחרות עם אותן מאפיינים נתקעות איפשהו מאחור לאורך הדרך? האם ביצועי פרויקט טובים מובילים בהכרח לשורה תחתונה טובה יותר? האם המפתח לפיתרון הינו נהלי בקרה ברורים יותר? טכנולוגיה לשליטה ומעקב אחר נתוני התקדמות? שיטות עבודה מסודרות לתכנון ולביצוע של הפרויקט? במאמר זה אפתח ואציג סיבה אחת מרכזית שעשויה להשפיע.
מנהלי פרויקטים עדים למגמה הולכת וגוברת של חיבור הצד הביצועי בניהול הפרויקט הבודד (טקטיקה) למדיניות הארגונית השלטת (אסטרטגיה). הצלחתו של הפרויקט אינה נמדדת עוד בשיטות המסורתיות של עמידה ביעדים, כפי שהוגדרו בשלב התכנון -משולש הזהב של הפרויקט- עלות, זמן ואיכות.
ביצועים טובים של פרויקט אינם מעידים על קידום כולל לארגון. עמידה במסגרת התכנון, כפי שהוכנה, מצביעה על ניהול נכון ויעיל של הפרויקט אך אינה מרמזת כלל האם ובאיזו מידה הייתה ההחלטה על ביצועו צעד נבון, ועל אלו הזדמנויות אחרות ויתר הארגון כתוצאה מהבחירה בפרויקט זה. אנו מודעים לכך, שלכל ארגון יש סל מוגבל של משאבים להשקעות, ולכן יש צורך לנהל אותם בצורה מושכלת. שעות פיתוח, תקציב שמור לרכש, כמות שרתים זמינים וימי עבודה של ספק, כל אלה דוגמאות של השקעות, שאנו מתעדפים ובוחרים היכן וכיצד לממש. תהליך זה נקרא גם: בחירת תיק הפרויקטים, ובתרגום אחר בניית הפורטפוליו של הארגון. זהו שלב מקדמי וצעד מפתח בדרך למימוש אופטימאלי של השקעות בהתאם למדיניות.
בשלב זה רצוי שנחדד ונבין את ההבדלים בין שני המושגים בהקשר של ניהול פרויקטים. המונח אסטרטגיה בהתייחס לפרויקטים מגדיר את המתווה והעקרונות המנחים להשגת המטרות. תחום זה מכיל נושאים כגון:
* בחירת חלופות לתוכניות פרויקטים ומשימות
* תכנון לטווח ארוך
* מימוש האסטרטגיה העסקית
* תעדוף השקעות
* חלוקת המשאבים הארגוניים
* הבנה וחיבור של הצד התפעולי ליחידות העסקיות
* הסתכלות על התמונה הרחבה
* שיפור התאימות בין הרצוי לאפשרי
הפעילות נעשית ברמה הגבוהה של התהליך. היא מגדירה סכימה מובנית של צעדים ושיטות ומספקת מסגרת וגבולות לשלבים הבאים. שלב זה הוא הבסיס היסודות של כלל הפעילות שעתידה להתבצע. המונח מתייחס בעיקר לשאלת ה-'לאן'.
המונח טקטיקה בהתייחס לניהול פרויקטים מכיל נושאים של יישום וביצוע התוכנית או הפרויקט. כמו בתחומים אחרים המינוח מספק תשובה בעיקר לאופן ועונה על שאלת ה- 'איך'. למרות שהתוכן משתנה בין ארגונים מקצה לקצה בהתאם לצרכים ולמאפיינים הייחודים לכל ארגון, המהות נשארת זהה. בתחום זה נמצא נושאים כגון:
* קבוצות התהליכים של הפרויקט (מחזור החיים)
* מתודולוגיה לניהול
* כלים טכנולוגיים
* תחומי הידע, ניסיון והיסטוריה
* שיטות מעקב ובקרה
* פורומים תומכים
* שגרות עבודה ברמות השונות, סטנדרטים ותקנים ארגוניים ועוד.
הפעילות נעשית ברמת הפרויקט או התוכנית הבודדת. ישנו תיעוד מפורט שעונה על שאלות כגון מה צריך לעשות? כיצד יש לבצע זאת? מי אחראי ומי מעורב? ישנה התייחסות למשימות ופעילויות שנגזרות בהתאם למעבר משלב לשלב.
מה צריך לעשות? מהיכן מתחילים? מי אחראי להוביל פעילות שכזו? ראשית צריך להבין, שחשיבה אסטרטגית בניהול פרויקט מהווה שינוי תפישה חדשני עבור הארגון בכללותו. היוזמה למהלך שכזה הינה בגדר הצהרה כלפי העובדים לפיה חשיבות ההצלחה של הפרויקט בעיני קובעי המדיניות גבוהה. ההחלטה על ביצוע המהלך משקפת בראייה שלהם את הארגון ברמת הבגרות שלו אל מול היכולות והצורך.
שנית, מכיוון שנקודת הפתיחה משתנה מארגון לארגון ומושפעת ממאפיינים פנימיים וחיצוניים, יש לבצע תיאום ציפיות והגדרת יעדים, כך שיהיה ברור לכל המעורבים לאן רוצים להגיע. המשמעות: איפה אנו רוצים להיות מממוקמים וכיצד זה יתבטא בתהליכי העבודה הנוכחיים ובתרבות הארגונית הקיימת. ארגונים ששואפים למסד תהליך שכזה כחלק מהתפישה הניהולית מצרפים שותף –יועץ \ מומחה מקצועי. מכיוון שזהו תהליך שמכיל תחומים 'רכים' ו-'קשיחים' נדרש להגדיר כמה שלבים עיקריים ומדדים לבקרה.
שלבים אלה כוללים הגדרה של תהליך עבודה מסודר ((Work-Flow, שלפיו יזרום המידע ועל-פיו יתבצעו הפעולות, מיפוי כל בעלי העניין והתרומה שלהם בכל שלב (Inputs & Outputs) , קביעת מדדים, שיתרגמו את המטרות לכדי מונחים וכלים ברורים לבחירה ותעדוף, בניה של שיטה לשיתוף והערכה של הצעות לפרויקטים מצד היחידות העסקיות ופיתוח גוף שייטול אחריות לתהליך ולהטמעת הפיתרון. מימוש של כלי טכנולוגי ידידותי ופשוט שתומך בתהליך עשוי לתת ערך מוסף הן למשתמשים והן למנהלים. תהליך שכזה דורש מחויבות גבוהה מצד כל המעורבים והתמודדות עם התנגדויות לכל אורך ההטמעה.
לסיכום, במאמר מוצג תחום צעיר יחסית, שתופס תאוצה, בעולמות ניהול הפרויקטים. במשך שנים רוב המחקרים והחידושים התמקדו במנהל הפרויקט ועזרו לו להצליח ולהצטיין. פותחו תיאוריות וכלים לתכנון מדויק, למעקב ושליטה בהתקדמות ולאיתור חריגות וניהול שינויים תוך כדי. כיום כאשר התחרות בין חברות וארגונים רק הופכת לאגרסיבית יותר, עולה חשיבותן של בחירות הפרויקטים אותם הארגון מבצע, כבר בשלבים מוקדמים. יכולת התעדוף והבחירה מעניקה יתרונות לצוות המבצע ומגבשת את כל הארגון תחת אותם המטרות ועם אותם היעדים.
* צחי לוי, מהנדס ויועץ מוביל ב-Proceed מקבוצת כלנית כרמון. החברה ממתמחה בניהול פרויקטים, ניהול דרישות, הטמעות של מערכות מידע תומכות תהליכים ופרויקטי ייעוץ אסטרטגיים.
קישורים רלבנטיים:
מאמרים נוספים בנושא קבלת החלטות
|