פורטל ארגוני – 'המיתוסים'

מתוך: ירחון ניהול הידע 2know, גיליון מס' 30 מרץ 2002

 

כמו בכל דבר גם סביב נושא הפורטלים נולדו מיתוסים שונים. להלן התייחסות למספר מיתוסים מקובלים: 

1. פורטל הנו פרוייקט טכנולוגי –  פרוייקט הפורטל מורכב משלושה רכיבים: טכנולוגיה, תוכן וארגון. עפ"ר נחשב הפורטל כפרוייקט טכנולוגי ועקב כך מנוהל ע"י אנשים טכנולוגים ורק על ידם. התייחסות לטכנולוגיה דרושה אך נדרשת גם התייחסות לתוכן ולארגון מיטבי. בניית פורטל בהיבט טכני בעיקר סופו רמת שימוש נמוכה. מומלץ לשלב אנשי תוכן ומשתמשים לשם הבטחת שני הרכיבים  הנוספים החשובים לא פחות.
2. פרוייקט ייקח רק שלושה חודשים – בגלל חידושם של הכלים מחד והצורך בחשיבה אחרת מאידך, הקמת פורטל אורכת זמן. למרות הקלות היחסית של שימוש בכלים אלו, הצורך באפיון אינו קטן והכלים אינם מושלמים. לכן ניתן להגדיר למשל ששלב א' של הפרוייקט יימשך חצי שנה אך לא כל הפרוייקט כולו.
3. אנחנו לא צריכים לרכוש תוכנה –  ברכישת תוכנה נרכש לא רק הכלי אלא גם הידע של ספק התוכנה והמומחיות שלו. בפיתוח עצמי אנו עלולים ליפול על מכשולים רבים שספקי התוכנות כבר התחבטו בבעיות ומצאו להם פתרון וחבל להמציא את הגלגל מחדש. בסופו של דבר עלויות פיתוח עצמי עשויות להיות גבוהות מעלויות רכישת תוכנה גם אם בתחילה זה נראה ההיפך. עם זאת במידה וישנה בעיה תקציבית וקיים בסיס טכנולוגי בארגון, ניתן לעשות בו שימוש תוך הבנה ותובנה שזהו פתרון לזמן מוגבל.
4. אנחנו לא צריכים להיעזר ביועצים –  פורטלים רבים נכשלו עקב תשתית לקויה. הבסיס להצלחת הפורטל הינו בניית תשתית טובה. ישנם שיטות ומתודולוגיות המתמודדות עם תכנים אופטימליים, ארגון נכון וחשיבה המשלבת טכנולוגיה ותהליכי עבודה של המשתמשים. יש אנשים שהתמחותם היא באיך לשלבם וכמו שלא נקים רשת בלי להסתייע במומחי רשת מומלץ להסתייע במומחים לדבר. פורטלים רבים בעולם שהתחילו בכוחות עצמם "כי קלה היא הדרך" , לא הצליחו.
5. כמה שנכניס יותר דברים לפורטל, כך ייטב – כאשר מנסים לתת מענה ליותר מדי צרכים נוצר מצב שיש מעט מדי מכל דבר והתועלת מועטה. עדיף להתמקד בצרכים החשובים לארגון לבחור את תת הקבוצה החשובה ביותר, לה צורכי הנתונים/מידע/ידע התכופים ביותר, שעצם ניהולם יסייע ביותר למינוף הארגון, על פי האסטרטגיה שקבע לעצמו. קבוצה זו יש ללמוד, ועבורה מומלץ להקים פורטל הנותן פתרון מעשי לקבוצה זו. עם זאת יש לבצע את התכנון ברמה אסטרטגית כדי להבטיח גמישות וקלות הרחבה עתידית לקבוצות נוספות. 
6. אם נבנה את הפורטל האנשים יבואו – מטרת הפורטל אינה הבאת אנשים אליו, מטרתו להביא לאנשים את הידע בו השימוש בו הדחוף וקריטי ביותר לביצוע עבודתם בצורה הנוחה והזמינה ביותר. כדי שאנשים יעשו שימוש בפורטל יש לצקת בו את התכנים הנכונים, במבנה הנכון וכמובן לא לשכוח לשתף את האנשים כבר מהשלב ההתחלתי. 
7. הפורטל מתנהל בעצמו – הפורטל לא יתנהל מעצמו אם לא נתחזק אותו בצורה שוטפת. הקמת פורטל אינה זבנג וגמרנו שכן על התכנים להתעדכן באופן שוטף. חשיבות העדכון נובעת מעצם היות הארגון חי ועל כן פורטל שאינו מתעדכן ומתמלא כל העת בתכנים חדשים כמוהו כמאגר "מת" ורמת השימוש בו הולכת ופוחתת. חשוב לעדכן את תכני המאגר, למלא תכנים חדשים ולהסיר תכנים שאינם בתוקף עוד. יש לתכנן משאבים מראש הן לתחזוקת התכנים הקיימים והן לשיפורים והרחבות בשלב ב'. 
8. הפורטל יפתור את כל בעיותינו – הפורטל מהווה כלי לניהול נכון אולם הוא לא בא לפתור את כל בעיות הארגון. הפורטל בה לפתור בעיה מוגדרת שעימה על הארגון להתמודד. פורטל ארגוני יכול לשמש כלי שיסייע בפתרון בעיות הארגון אולם הוא עצמו אינו פותר אלא מהווה כלי תומך.

 

 קישורים רלבנטים באתר:

מנהיגים ברשת

www.leadersnet.co.il

leaders@leadersnet.co.il

© כל הזכויות שמורות ל"מנהיגים ברשת" אפריל 2003. החומר מותר לשימוש אישי בלבד. אין לעשות בחומר שימוש מסחרי/עסקי ו/או להפיצו בכל דרך שהיא (להוציא באמצעות יצירת קישור למאמר ספציפי  ולעמוד הבית במקביל) מבלי לקבל רשות מפורשת בכתב מהנהלת האתר