המדריך המלא לבנייה ועיצוב מצגת הדרכה אפקטיבית ב- PowerPoint
מתוך Knowledge Technologies מבית M.P-Yaad
גיליון 11 אוקטובר 2001
חלק זה של המאמר מביא לסיומו את המדריך המלא לבניה ועיצוב של מצגת אפקטיבית. המאמר בכללותו עוסק, להזכירכם, בכללים ובעצות לבניה ועיצוב של מצגת הדרכה אפקטיבית ב- Power Point. עד כה, בשני המאמרים הקודמים (ראה קישורים לחלק א' ולחלק ב'), הוזכרו שישה כללים:
- יצירת מבנה היררכי והגיוני
- גמישות, מודולריות וקלות עדכון
- ניווט קל ממקום למקום
- השימוש ב- Story Board
- הצורך בתבניות פריסה ועיצוב אחידות
- כללים לעיצוב ועריכה נכונים של טקסט
בחלק ג' של המאמר, זה המובא כאן לפניכם, יוצגו ארבעת הכללים האחרונים:
- מהם כללי היישור למידע במצגת, ומדוע זה כל כך חשוב.
- מה החשיבות של שילוב איורים במצגת, אילו סוגי איורים קיימים וכיצד ומתי מתאימים איורים לתוכן?
- האם שילוב של מרכיבי מולטימדיה אכן הכרחי לבניית מצגת הדרכה אפקטיבית, מה המינון של מולטימדיה שכדאי להוסיף למצגת?
- מהם הכללים לשימוש נכון בצבעים, וכיצד יוצרים שילובי צבע נכונים במצגת?
כלל מס' 7 – רק בטור אופקי תצעד..
כלל שיעזור לכם להשליט סדר בשקופית, כך שתיראה נקיה ומסודרת, הוא כלל היישור. כאשר אתם מיישרים את מרכיבי השקופית ביחס למרכיבים האחרים, אתם יוצרים קווים אנכיים ואופקיים ברורים, אשר נותנים מסגרת לשקופית. למשל, אם אתם מיישרים את הכותרות לימין, כך שהן מתיישרות עם גוף הטקסט בצד הימני של השקופית (בניגוד למרכוז הכותרות), אתם יוצרים עיצוב רב עוצמה. לא משנה מה פריסת היישור שבחרתם, כל עוד פריסת יישור זו תהיה
קונסיסטנטית לכל אורך המצגת.
איך עוזר לי Power Point?
גם במקרה זה, כפי שהוסבר בגיליון הקודם, יש להשתמש בתבניות הבסיס ותבניות המתאר האוטומטי בהתאמה, כדי ליצור אחידות בפריסת היישור. אם אינכם זוכרים עדיין, חזרו לכללים מס' 2 ו- 5.
כלל מס' 8 – "תמונה אחת שווה אלף מילים"?
ברצוננו לדלג על המנטרה הידועה והארוכה, האמורה לשכנע אתכם בחשיבותם של תמונות ואיורים במצגת. די לציין, שקל יותר להדגים ולפשט אינפורמציה בעזרת תמונות ואיורים, מאשר בעזרת מילים. אך גם קביעה זו יש לסייג – תפקידם של איורים, תמונות או אילוסטרציות במצגת הוא לשמש נקודות ציון להעברת מסר, ולא תפקיד חזותי בלבד. בכל פעם שברצונכם להוסיף איור, זכרו כי המיקוד צריך להיות על המסר, ולא על האיור. איורים ותמונות אסור שיסיחו את דעת הצופה מהמסר. שימוש מושכל בתמונות ואיורים יצור מצגת עשירה ומעניינת. מאידך גיסא, שימוש מוגזם באיורים יגרום לעומס, יטשטש את המסרים שברצונכם להעביר וימאיס את המצגת על הצופים.
טבלה מס' 1 מציגה את סוגי התרשימים שניתן לשלב במצגת, בהתאם לסוג המידע והמסר אותו רוצים לבטא.
הנקודה אותה אנו רוצים להדגיש היא לא חשיבות השימוש בתרשימים, איורים או תמונות, אלא כיצד מעצב אותם אדם ללא כל כשרון ציור, באופן שיבטאו בצורה הטובה ביותר את המסר אותו אנו רוצים להעביר.
ובכן, אחד הפתרונות הקלים הוא, כמובן, שימוש בבנק איורים ותמונות, שכמוהו קיים בכל חברה (ואם לא – ניתן לרכישה ב-Office Depot הקרוב).
אנשים רבים חוטאים לעצמם כאשר הם עושים שימוש בבנק איורים מעין זה, כאשר ניתן ליצור איורים יוצאי-דופן, לעיתים אף טובים בהרבה מאלה הקיימים בבנק האיורים, אשר יבטאו בצורה מעולה את המסר שרוצים להעביר. איך? ע"י שימוש בכלי הציור של .P.P. נכון, הדבר דורש שליטה מלאה ומיומנות בעבודה עם כלי הציור של P.P, אך אם מיומנות זאת קיימת, כדאי לנצל אותה. למי שחושש לבצע איורים בכוחות עצמו, להלן תרגיל שתוכלו לבצע אותו בזמנכם הפנוי, העשוי לשפר את יכולתכם ליצור איורים תוך שימוש בתכונות הציור של :P.P
רכזו לכם, במהלך השבוע הקרוב, 15-20 כותרות "מעניינות" מהמדורים השונים של העיתון, וגזרו אותם. את רצועות הכותרות שנוצרו הכניסו לתוך תא אטום (כובע, מגירה וכיו"ב). שלפו בכל פעם כותרת אחת וציירו על דף חלק, בעזרת עיפרון, סקיצה מהירה ולא מעובדת של תרשים, המבטא לדעתכם בצורה הטובה ביותר את המסר שהכותרת מנסה להעביר. אין להקדיש לכל סקיצה יותר מאשר 60 שניות. במידה ולא הצלחתם, עברו לכותרת הבאה. לאחר שסיימתם להכין את הסקיצות, גשו ל-P.P והתחילו לממש את הסקיצות, ע"י שימוש בפונקציות הציור של .P.P ביצוע תרגיל זה בזוגות, תוך ביקורת הדדית בונה, יכול להיות יעיל במיוחד, ולספק לכם יתרון יחסי במצגות העתידיות שתכינו.
ומה לגבי שימוש באלמנטים של הומור?
מקובל מאוד להשתמש באיורים בעלי אופי הומוריסטי. הומור, כידוע, שובר את השגרה, מגרה את החשיבה ומוסיף עניין למצגת. יחד עם זאת, יש להיזהר שלא להוסיף איורים העלולים לעבור את גבול הטעם הטוב. לכל מי שעדיין בספק, הנה מס' עצות מתי כדאי להוסיף איורים הומוריסטיים למצגת:
- כאשר האיור עוזר להעביר מסר במצגת, ומהר.
- כאשר הסיטואציה מאפשרת.
- כמציג, אתה חייב להרגיש נוח עם האיור שבשקף.
- לעולם אל תשתמש בקריקטורה העלולה לפגוע במישהו מקהל היעד שלך!!
- אם יש לך ספק – אל תוסיף!
איך עוזר לנו Power Point?
P.P מספק תמיכה ביבוא תמונות ואיורים ממקורות חיצוניים, במגוון רחב של פורמטים. לשמרנים קיים בנק האיורים והתמונות הבסיסי, המגיע יחד עם התקנת ,P.P אותו ניתן להרחיב במידה ובידיכם תקליטור ההתקנה המקורי של Power .Point לאלה המעונינים להרחיב את מאגר האיורים העומד לרשותם קיימים קטלוגים עשירים באיורים ותמונות, המקוטלגים לפי נושאים ותחומים.
P.P מספק לכם שפע של כלים לציור עצמי ועריכה של איורים, במידה ואין ברצונכם להשתמש באיורים מן המוכן. בין הכלים הנפוצים ניתן למצוא את סרגל "הצורות האוטומטיות", הכולל מגוון של צורות גיאומטריות מוכנות, להן ניתן לשנות גודל, צורה ופרספקטיבה. סרגל הכלים 'צייר' מספק כלים לעריכת אובייקטים גרפיים, שימוש באפקטים של צל ותלת-ממד וכן את אובייקט ה- WORD ART המאפשר ליצור שלל סגנונות וצורות של טקסט צף.
כלל מס' 9 – אין ליצור עומס של מולטימדיה
זוכרים את התקופה בה גילינו כולנו את ?Power Point למרות שה-Power Point נכלל בחבילת Office 95(שפעלה במערכות WIN 3.11 ו-Win 95), פריצת הדרך בשימוש בתוכנה החל דווקא עם שחרור .Office 97 היכולת להעניק הנפשה לאובייקטים על המסך בצורה פשוטה ומהירה כל כך, פתחה צוהר למה שנראה כיום כמעט כמהפכה בתחום המצגות. הראשונים לעשות שימוש בתכונות ההנפשה היו, כמובן, המדריכים ומפתחי הדרכה במסגרות השונות, שקלות השימוש ב-P.P בכלל, וקלות יצירת ההנפשות בפרט, סיפקה להם ערוץ חדש ומרתק להדרכה וללמידה. פתאום, מה שלקח להמחיש יותר משעה, ועלה בכרסום ציפורניו של המרצה, הפך בין רגע קל להמחשה בפחות מ – 10 דקות, ויתרה מכך – בתצורה אשר ריתקה את הלומדים אל הכיסאות.
עם הזמן, שכך במעט האבק שהשאירה אחריה ההתלהבות הראשונית מיכולות ההנפשה, וכבר כיום נראה כי כל הנפשה שאין בה בכדי לתרום תרומה מהותית למסר או לפן הדידקטי, מוציאה מדעתה את הלומד, שלא לדבר על המדריך.
היום, במבט לאחור, אחדים מכם, אם לא רובכם, זוכרים בוודאי את המצגות שבהן כמעט כל שורה וכל אות זכו להנפשה, אם מלמעלה למטה, מהמרכז החוצה, בספירלה, בהתמוססות, עם לחיצת עכבר או באופן אוטומטי, בקיוסק מלא או בהצגה ע"י דובר…
כפי שכבר ציינו בנושא הוספת איורים ותמונות, גם השימוש בהנפשה צריך להיעשות רק כאשר היא תורמת תרומה דידקטית לתוכן שברצונכם להעביר. שימוש מעין זה יכול להיות בשלושה מקרים עיקריים:
- גילוי מודרך – כאשר בכל שלב מתגלה חלק תוכני נוסף בשקופית, בהתאם להחלטת המרצה והתקדמות הלומדים.
- המחשה – כאשר רוצים להמחיש עקרון פעולה או תהליך טכני כלשהו, לדוגמה: תהליך הדיפוזיה של סיליקון וחמצן.
- עירור עניין – בנקודות מוגדרות מראש, כאשר רוצים לשבור את שיגרת ההצגה, ובעיקר בשקפי פתיחה, מעבר וסיכום.
למי שמצא את ההנפשות הקיימות ב-P.P משעממות, ומחפש דרך לרענן את המצגות שלו בהנפשות חדשות ומקוריות, חברת Power Plug האמריקאית פיתחה תוכנה המשיקה ל-Power Point ומציידת אותה בשפע הנפשות חדשות. לפרטים נוספים ניתן לפנות ל: www.crystalgraphics.com .
מעבר ליכולות ההנפשה, מאפשר P.P שילוב של תכונות מולטימדיה חיצוניות נוספות, כגון שילוב של וידאו וקול (כולל צלילים ורצועות קול מתקליטורים). מפתחי הדרכה רבים, בארגונים שונים, עושים שימוש ביכולות אלו כדי לפתח מערכי למידה עצמית דמויי לומדות, בהם הוידיאו והקול מהווים נדבך מרכזי בתהליך הלמידה. יחד עם זאת, גם מפתח ההדרכה המיומן ביותר בשימוש ב-P.P יודה כי הוא מוגבל מאוד ביכולותיו לחקות לומדות מקצועיות, בהן אין גבול
ליכולות ליצור תכונות אינטראקציה, מעקב, בחינה וכיו"ב. יתרונו הגדול של P.P בהקשר זה הוא עלות הפיתוח: למרות שבפיתוח מערך לימוד עצמי, הכולל קטעי וידאו וקול, ישקיע מפתח הדרכה זמן רב ולעיתים אף זמן רב מאוד, העלות תהיה זולה יותר מעלות של פיתוח יחידת הדרכה ממוחשבת מקצועית, גם אם התוצאה אינה "מיליון דולר"…
איך עוזר לנו Power Point?
P.P מתייחס לכל צורה עצמאית ע"ג המסך כאובייקט. לצורך העניין, אות בודדת נחשבת לאובייקט. מסך "הנפשה מותאמת אישית" (מתוך תפריט 'הצגת שיקופית') משמש למעשה כ"חדר העריכה" של כל האובייקטים שבמסך בכל הנוגע להנפשתם. ממסך זה מתבצעת גם השליטה על אובייקטים של וידאו וקול המופיעים ע"ג המסך.
כללי ההנפשה של P.P די פשוטים: תחילה יש לבחור את האובייקטים אותם אנו מעונינים להנפיש, ולקבוע את סדר ההנפשה הרצוי. בשלב הבא, מגדירים את תזמון ההנפשה, קרי: האם ההנפשה תתבצע אוטומטית או ידנית. לבסוף, קובעים את אפקט ההנפשה מתוך רשימה של אפקטים קבועים מראש.
בניגוד למה שרבים חושבים ובטעות, כתיבת תכני המצגת ע"י שימוש בתצוגת חלוקה לרמות ותבניות מתאר אוטומטי, אינה פוגעת ביכולות ההנפשה, אלא מאפשרת שליטה טובה יותר בהנפשה!
תכונה מתקדמת מעט שמציעה P.P בנושא ההנפשה היא היכולת לשנות את צבע האובייקט מיד בתום ההנפשה (תכונה הנקראת "עמעום"). לדוגמה: בעת הצגת תרשים מבנה ארגוני, מציג המרצה את המבנה הארגוני מלבן אחר מלבן. ברגע שמופיע מלבן חדש על המסך, משתנה צבעו של המלבן הקודם לצבע מעומעם יותר. זאת, על מנת שההדגשה תהיה על המלבן החדש.
בנושא השימוש בוידיאו וקול מספק מסך "הנפשה מותאמת אישית" בעיקר כלים לצורך תזמון הצגת הוידיאו והקול עם ההנפשות של האובייקטים האחרים במסך. כך ניתן להפעיל את סרטון הוידיאו או הקול, תוך שימוש בסדר ההנפשה, ואגב כך לקבוע האם להשהות או להמשיך את הצגת השקופיות בעת שמדיית הוידיאו או הקול פועלים.
כלל מס' 10 – השתמשו בצבעים למען המסר, ולא למען העיצוב.
גם כאשר המבנה והתכנים מושלמים בעיניכם, המצגת אינה מוכנה כל עוד לא נקבעה סכימת הצבעים של המצגת. בנקודה זו אנו מוצאים את עצמנו מתחבטים לא פעם בשאלות כגון: באיזה צבע רקע כדאי להשתמש? האם להשתמש בטקסטורות או דווקא בצבעים חלקים? מה הכי יתאים לקהל היעד שלי? ומה לגבי צבע הטקסטים? וכיו"ב. הצבע הוא אחד האספקטים החשובים ביותר במצגת ההדרכה. על כן, כאשר אתם בוחרים צבעים עליכם לקחת בחשבון את מטרות ההדרכה ואת ה"אטמוספירה" שברצונכם ליצור. גם במקרה זה חשוב לחזור ולומר – אין להשתמש בצבעים סתם כך. לכל צבע יש משמעות, ושימוש מוגזם בצבעים, או לחילופין שילוב לא נכון בצבעים, יגרום לשיבוש בהעברת המסר. אתם אולי אינכם שמים לב לכך, אך אנשים
רגישים מאוד לנושא צבעוניות ולמסר שצבע יכול להעביר.
צבעים מתחלקים לשתי קבוצות עיקריות: צבעים "חמים" וצבעים "קרים"; באופן כללי, הצבעים החמים (גווני אדום, צהוב וכתום) משמשים כצבעים "קדמיים", והם מצוינים לשימוש בטקסטים, גרפים ואיורים. הצבעים הקרים, לעומת זאת (גווני כחול, ירוק וסגול), מצוינים כצבעי רקע.
גלגל הצבעים (ראו תרשים) מציג את שילוב הצבעים האידיאלי: הצבעים העיקריים (אדום, כחול וצהוב) משתלבים עם הצבעים המשלימים אותם מנגד (ירוק, כתום וסגול, בהתאמה). כמו כן, ניתן לבצע גם שילובים של צבע ראשי עם צבע הנמצא "ליד" הצבע המשלים לו.
בארגונים רבים קיימת מודעות רבה לנושא "תדמית החברה", הקובעת בין היתר את סכימת הצבעים המזוהה עם החברה. התפיסה, כאילו לעניין זה של "תדמית החברה" אין כל חשיבות מנקודת מבט דידקטית, הינה מוטעית, כיוון שתפקידה של מחלקת ההדרכה הוא, בין היתר, גם "חינוך" עובדיה ליצירת זהות אחידה וטיפוח "גאוות יחידה", שהרי עובדי החברה הם ה"שגרירים" שלה בשטח. סוגיה זו חשובה שבעתיים במחלקות הדרכת לקוחות, או במסגרת הדרכה של לקוחות או מפיצים, שכן אז הופכת ההדרכה לנדבך חשוב באסטרטגיית השיווק של החברה.
איך עוזר לנו Power Point?
בנושא השימוש בצבעים P.P מספק את "ערכת הצבעים" (מתוך תפריט "עיצוב"), אשר עשויה להקל במידה רבה על ההתלבטויות הקשורות בבחירת והתאמת צבעים.
מסך "ערכת צבעים" כולל סידרה של ערכות הניתנות לבחירה ע"י המשתמש. כל ערכה כוללת תמהיל מומלץ של צבעים בפריסת מסך – טקסטים וקווים, רקע, טקסט כותרת, מילויים וכיו"ב. במידה וברצונכם לשנות את צבעו של אחד המרכיבים בערכה, באפשרותכם לעשות זאת ולשמור את הערכה החדשה שנוצרה ברשימת הערכות. בכל נקודת זמן, ניתן להחליף את ערכת הצבעים, והצבעים של המצגת ישתנו בהתאם. פה המקום גם להזכיר כי השימוש בערכת צבעים שומר גם על אחידות השימוש בצבעים. את הצורך בשמירה על אחידות צורת המצגת הזכרנו לכל אורך המאמר, ועל כן אין צורך להרחיב.
כלי נוסף משמעותי ש-P.P מספק לצורך משחק עם צבעים וטקסטורות ברקעים ובכל אובייקט שאינו טקסט, הוא "אפקטי מילוי" (מתוך פקודת "צבע מילוי" שבסרגל כלים "ציור"). מסך זה מאפשר ליצור הדרגתיות בצבע המילוי (הן של רקע, והן בתוך אובייקט) ולבחור את "סגנון ההצללה" של הצבע המדורג. שילוב זה יוצר צבעי מילוי יוצאים דופן בצורתם ובעניין שהם יוצרים. כמו כן, ניתן לבחור מילוי עם מרקם (לדוגמה: מרקם של שיש, מים, עץ וכיו"ב). שלל אפשרויות המילוי הקיימות, ואשר ניתנות ליישום במסך זה, עשוי לבלבל ולגרום לשימוש מוגזם ולא מקצועי בצבעים. על כן, יש להקפיד על שימוש מבוקר וענייני בתכונות המוצעות.
כאמור, חלק זה האחרון, מסכם את סידרת שלושת המאמרים שתכליתם מתן עקרונות ועצות לבניה ועיצוב של מצגת הדרכה אפקטיבית. אנו מקווים שהעצות שסיפקנו במסגרת שלושת המאמרים הללו יסייעו בידכם להכין את מצגת ההדרכה הבאה שלכם, או את המצגות שכבר הכנתם. כמו בכל דבר בחיים, גם בנושא זה יש להניח שהכנה מקצועית של מצגת הדרכה, כפי שמכוון מאמר זה, היא עניין של ניסיון, אשר ללא ספק דורשת מיצוי של כללים ועקרונות, אותם השתדלנו להביא במסגרת המאמר.
קישורים רלבנטים:
מנהיגים ברשת |
www.leadersnet.co.il |
leaders@leadersnet.co.il |
© כל הזכויות שמורות ל"מנהיגים ברשת" מרץ 2002. החומר מותר לשימוש אישי בלבד. אין לעשות בחומר שימוש מסחרי/עסקי ו/או להפיצו בכל דרך שהיא (להוציא באמצעות יצירת קישור למאמר ספציפי ולעמוד הבית במקביל) מבלי לקבל רשות מפורשת בכתב מהנהלת האתר |