ראשי » ניהול ומנהיגות » מיומנויות ניהול » ניהול ישיבות אפקטיבי

ניהול ישיבות אפקטיבי

הרחבה לכתבת משאבים, גיליון  301, 10 באפריל 2002

איך מנהלים, מתכננים ומובילים ישיבה כך שלא תהיה בבחינת בזבוז זמן, אלא מוצלחת ואפקטיבית? לפסיכולוג מוריס קנר, מנהל "עידן – יעוץ והדרכה בניהול ושיווק" מקבץ כללים והמלצות, שגובשו מ- 24 שנות נסיון מעשי.

  1. תדירות – רצוי להיפגש בצורה סדירה (יום קבוע ושעה קבועה). שכיחות המפגשים תלויה בסוג או מורכבות המשימות והבעיות. בקבוצות לא מגובשות, רצוי ששכיחות המפגשים תהיה בתחילה גבוהה יחסית.
  2. מיקום – יש לקיים את הישיבה במקום שקט שמאפשר תקשורת תקינה. חשוב שכל משתתף יוכל לראות את האחרים בקלות יחסית. מומלץ שיו"ר הישיבה לא יישב דווקא בראש השולחן, כדי שלא להבליט את מעמדו יתר על המידה.
  3. מומלץ להציב כלי רישום קבוצתי (כמו לוח מחיק או פליפ צ'ארט), ולתת בידי כל משתתף כלי כתיבה.
  4. כדאי ליידע לפני הישיבה את כל המשתתפים בדבר סדר-היום. הוא אמור לשקף את רצונותיהם של כל המשתתפים, ולא רק את רצונו של יו"ר הישיבה.
  5. יש לקבוע סדר-עדיפות, מקובל על המשתתפים, בנושאים שיועלו לדיון.
  6. חשוב שיתנהל רישום מתומצת, לרבות של החלטות. לגבי כל החלטה, כדאי לציין את האחראי ליישומה, אופי הפעילות המתחייב ממנה, ומועד סיום הביצוע.
  7. טכסיות מיותרת (כמו ארוחות מפוארות או ארוכות) עלולה לפגוע ביעילות הישיבה.
  8. במהלך הישיבה מומלץ לערוך הפסקה, לפחות אחת לשעתיים.
  9. יש להתחיל ולסיים ישיבה בהתאם ללוח הזמנים שנקבע מראש.
  10. יש להימנע מלקיים ישיבות ארוכות מדי, כי הן עלולות להיות בלתי אפקטיביות.
  11. עדיף שלא לכפות על המשתתפים כללים ונהלים רבים לגבי צורת התקשורת וההתבטאות בישיבה. כללים כאלה עלולים לפגוע בחשיבה בונה ויצירתית.
  12. חשוב שהיו"ר לא ישתלט על התקשורת, כי הוא עלול לדכא בזה את תחושת "חופש הדיבור" של המשתתפים.
  13. לא מומלץ לקבל החלטות על בסיס הצבעות או לפי עקרון "הרוב מחליט". אם המשתתפים לא מצליחים לשכנע זה את זה לגבי פתרון או בהחלטה מסוימת, ניתן ליצור תת-קבוצה לטיפול בנושא, או להאציל את הסמכות לקבלת ההחלטה ליו"ר הישיבה. אין להשאיר נושא שעל סדר היום 'תלוי', ללא טיפול.
  14. רצוי לכתוב 'סיכום ישיבה' ולהפיצו בקרב המשתתפים סמוך למועד בו התקיימה הישיבה. יש לקבוע מראש מי (אם בכלל), בנוסף למשתתפים, יקבל עותק סיכום. כדאי שהמשתתפים ישוחחו עם כפיפיהם על החלטות חשובות במיוחד, ולא להניח כי הסיכום הכתוב בהכרח מובן לכולם.

 

 קישורים רלבנטים באתר:

מנהיגים ברשת

www.leadersnet.co.il

leaders@leadersnet.co.il

© כל הזכויות שמורות ל"מנהיגים ברשת" יוני 2002. החומר מותר לשימוש אישי בלבד. אין לעשות בחומר שימוש מסחרי/עסקי ו/או להפיצו בכל דרך שהיא (להוציא באמצעות יצירת קישור למאמר ספציפי  ולעמוד הבית במקביל) מבלי לקבל רשות מפורשת בכתב מהנהלת האתר

 

יכול לעניין..

29670688_s

המנהל כחונך – העצמה בעידן שינוי ומשבר

   פיתוח תפישת המנהל כחונך ומפתח         מאת: נורית רוזוליו – בן-המוזג ...

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *