מנהיגים ברשת שולחן העבודה למנהלים בישראל
מאת: רן לביא, יועץ בתחום ניהול איכות תוכנה, חברת מתודה מחשבים בע"מ
מבוא
מאמר זה מרכז את הנושאים העיקריים המהווים את הבסיס והיסוד להצלחה בפרוייקט. נושאים אלה הם נושאים מהותיים וכלליים, ומנהל הפרוייקט צריך לתרגם כל אחד מהם למשימות ברורות, ולבקר את ביצוען. יישום אפקטיבי של הנושאים המפורטים להלן זה יביא לפרוייקט מוצלח ברמת סבירות גבוהה. רשימת הנושאים לקוחה מתוך PMBOK (Project Management Body Of Knowledge) ומתוך נוהל מפת"ח. הפירוט בכל נושא הוא על-סמך ניסיון אישי מצטבר בניהול פרוייקטים.
רוב הנושאים מתייחסים לפרוייקט בנושא כללי, ולאו דווקא בתחום התוכנה, אולם אין ספק שיש ליישם את כולם גם בניהול פרוייקטי תוכנה.
הנושאים אינם מסודרים לפי סדר חשיבות כלשהו.
הנושאים הקריטיים
- ניהול זמן (של מנהל הפרוייקט עצמו): האתגר של מנהל הפרוייקט הוא לתכנן את זמנו כך שכל נושא המוזכר להלן יקבל את תשומת הלב הראויה, בתדירות המתאימה. לצורך זה קיימות מספר שיטות ומספר מנגנונים פשוטים אשר כופים על מנהל הפרוייקט לעמוד באתגר זה. ניתן להיעזר בקיט 'ניהול זמן' הקיים בנוהל מפת"ח.
- ניהול איכות: יש להגיע למצב בו כל אנשי הצוות יבינו כי האיכות היא כלי חשוב להשגת מטרת הפרוייקט. יש להחדיר בצוות את ההבנה כי כל אחד צריך למסור תוצר איכותי, הכי טוב שהוא יכול (במסגרת הזמן והמשאבים שהוקצו). מנהל האיכות של הפרוייקט צריך לבנות מנגנון אפקטיבי ויעיל המאתר, מתקן ומונע מקרים של אי-איכות, ואשר מביא לעמידה ביעדי הפרוייקט. מנגנון זה יש לתעד בתוכנית הפיתוח והאיכות של הפרוייקט, ויש לבקר את ביצועו, כולל את מידת האפקטיביות שלו, הכל לפי מדדים כמותיים ברורים. ניתן להיעזר לשם כך בקיט 'אבטחת איכות' ו- 'קיט מדדים' בנוהל מפת"ח.
- ניהול משאבי אנוש: נושא קריטי להצלחת הפרוייקט. חשוב להקפיד על קליטה והכשרה, ראיונות תקופתיים, טיפול אפקטיבי בבעיות אישיות המונעות תפקוד תקין, תנאים פיזיים נוחים לעבודה, וכו'. יש לזהות משברים אישיים ובעיות אישיות (בין שהן קשורות לעבודה ובין שלא) כאשר הן עדיין קטנות, ולא כאשר מאוחר מדי לטפל בהן. יש להקפיד על החדרת מוטיבציה בקרב הצוות, וזאת ע"י הבהרת המטרה הגדולה לצוות, הבהרת הדרך בה הפרוייקט מתכוון להגיע אליה, והתפקיד של כל אחד בתוכנית העבודה. יש להקפיד להכשיר כל איש צוות באופן מסודר: לבנות תוכנית הכשרה וחונכות, מסודרת מן הקל לכבד, בעלת תפוקות ברורות ולוחות-זמנים מוגדרים. יש להקפיד לבנות את תוכנית ההכשרה כך שיהיה איזון בין התיאוריה לבין המעשה (כלומר בין הלימוד לבין תרגול החומר הנלמד), וכן לכלול בתוכנית "מבחנים" אשר יבדקו האם האדם למד את החומר באופן תקין ויודע ליישמו (במידה ולא: יש למצוא את אי-ההבנה ולהבהירה). חשוב לתת לאדם החדש כבר בהתחלה משימות מעשיות בעלות-ערך, כך שהוא ירגיש שהוא תורם לפרוייקט מההתחלה.
- ניהול תוכנית העבודה: יש לעדכן את תוכנית העבודה בתדירות קבועה (מומלץ – אחת לשבוע) את סטטוס הביצוע, מנקודת מבט של תפוקות שהושגו ולא של תשומות שהושקעו. כמו-כן, יש לעדכן את תוכנית העבודה בהתאם, תוך הקפדה שהתוכנית המעודכנת תעמוד באבני הדרך החיצוניות אליהן מחויב הפרוייקט.
- ניהול תכולת המערכת: יש להפקיד את הניהול השוטף של נושא זה בידי מנתח המערכות הראשי או מהנדס המערכת של הפרוייקט. יש לעדכן בתדירות קבועה את תוכנית העבודה, תוך תיאום עם הלקוח (אשר קובע את סדרי העדיפויות לפיתוח).
- ניהול עלויות: יש להקפיד על ניהול מסודר של תקציב הפרוייקט. חשוב להיות "יקה" בתחום זה, ולתעד כל שינוי, אולם אסור גם לאבד את התמונה הכוללת של התקציב, וצריך לשמור על תכליתיות (לרוב זה לא תכליתי להבין להיכן נעלם בטבלה שקל מסויים, ולעומת זאת כן תכליתי להבין האם וכיצד ניתן לממש את התפוקות הנדרשות בתקציב הנותר). למנהל הפרוייקט קיימת הסמכות לבצע הסטות פנימיות בין הסעיפים השונים בתוך התקציב, כל עוד הוא מספק את התפוקות הנדרשות, ולא פורץ את מסגרת התקציב. ניתן להיעזר לשם כך בקיט 'חישוב עלויות' בנוהל מפת"ח.
- ניהול תקשורת בין-אישית תקינה: עם אנשי צוות הפרוייקט, עם הלקוחות, עם המשתמשים, עם ההנהלה. בהקשר זה יש תמיד לשאוף למצבי Win-Win. יש להבין כי מצב Win-Loose הופך בהכרח בטווח הארוך למצב Loose-Loose. בהקשר זה, חשוב לקיים פגישות צוות שבועיות לשם עדכון הדדי ותיאום פעילויות האנשים.
- ניהול סיכונים: אין מנהלי פרוייקטים שלא מנתחים את הסיכונים בפרוייקט שלהם, אבל האתגר האמיתי הוא ליישם את הצעדים המומלצים (או לוודא כי הם מיושמים במקרה ומדובר על פעילויות של גופים אחרים), ולהוריד באופן אמיתי את רמת הסיכון בפרוייקט. יש לזכור שפרוייקט אשר יש בו הרבה סיכונים חמורים (בעלי פוטנציאל נזק רב) בעלי סבירות נמוכה הוא פרוייקט מסוכן, משום שההסתברות שאחד מהסיכונים יתממש היא גבוהה למדי. האתגר הוא להקטין למינימום את רמת הסבירות של הסיכונים החמורים (כדי שהסיכוי שאחד מהם יתממש יהיה קטן). ניתן להיעזר לשם כך בקיט 'ניהול סיכונים' בנוהל מפת"ח.
- ניהול רכש: פרוייקטים רבים נכשלו עקב ניהול רכש לקוי. יש להקפיד על הוצאת דרישות רכש בזמן, לא מוקדם מדי ולא מאוחר מדי. חשוב ליצור יחסי גומלין תקינים וטובים עם אנשי הרכש, ולשתפם בהתלבטויות ובבעיות בנושא הרכש. יש לעדכן את סטטוס הרכש בתדירות קבועה.
- ניהול אינטגרציה: יש לוודא כי כל הנתיבים בתוכנית העבודה המובילים לאבן דרך אינטגרציה כלשהי מתכנסים בצורה תקינה לאותו זמן. הבעיה הגדולה באינטגרציות היא שהקדמות מתבזבזות (תמיד מחכים לזה שמאחר) אך איחורים מצטברים.
- פרוייקטים רבים נכשלו עקב אי-קיום של מומחה יישום ראוי. חשוב לוודא כי באיוש תפקיד חשוב זה לא יתבצעו הנחות ולא פשרות. יש להבהיר לכל הגורמים כי עלות הטעות באיוש תפקיד זה היא כעלות הפרוייקט כולו.
- יש לבחון כל משימה וכל פעילות מנקודת המבט התכליתית: במה זה מקדם את המטרה של הבאת תוצר סופי בעל ערך למשתמש הסופי? העלות/תועלת של כל פעילות שהצוות מבצע צריכה להימדד לפי קריטריון זה. יש לזכור כי לעיתים אנשי צוות הפרוייקט ואף מנהל הפרוייקט חוטאים בביצוע פעילויות מסוימות באופן יעיל מאוד, אולם הם מעולם לא עצרו וחשבו מה התכלית של ביצוען (במה זה עוזר להשיג את התוצר הסופי?). יש להקפיד כי פעילויות לא תכליתיות לא תבוצענה. בנוסף, יש לבצע פעילויות כך שמטרתן תושג. לעיתים קרובות מדי תוכניות עבודה מתמוססות, וזמן רב שהושקע כבר בביצוע פעילות מסוימת הולך לאיבוד, משום שלא הייתה הקפדה על השגת היעד הרצוי ("דבקות במשימה").
- יש להחדיר בקרב אנשי הצוות את רוח היעילות: שימוש נכון בכלים הנכונים. הדבר יכול לפנות זמן רב לביצוע המשימות עצמן.
- מומלץ ליישם את העיקרון מתורת האילוצים של "ניהול חוצץ (Buffer) פרוייקטלי אחד בסוף", וביטול את החוצצים (מקדמי ביטחון) שכל איש צוות מכניס לפעילויות שלו. באופן זה ניתן להגדיל באופן משמעותי את מידת העמידה בלוחות זמנים (מתואר בהרחבה בספר "שרשרת קריטית" מאת ד"ר אליהו גולדרט). יישום של עיקרון זה משמעותו שלעולם לא יאמר המשפט הבא לאיש צוות בפרוייקט: "תן לי לו"ז שבוודאות תעמוד בו", משום שהדבר יגרור בהכרח הכנסת מקדם ביטחון ע"י אותו אדם, וכך בהכרח אותו מקדם ביטחון יבוזבז לחינם.
- ניהול ידע:יש לשים דגש על טיפול מונע בבעיה של איבוד ידע: במהלך הפרוייקט נצבר ידע רב בקרב המנתחים והמעצבים, וחשוב לנהל את הידע כך שהוא לא ילך לאיבוד. ידע מהותי חשוב לתעד, ולהכניס לאינדקסים מסודרים (כולל ניהול תצורה של הידע) כך שכל אנשי הצוות ידעו שהוא קיים, ולכולם תהיה גישה נוחה אליו. הידע הקיים בראשם של אנשי המפתח בפרוייקט הוא יקר מפז, ואסור להגיע למצב שהוא הולך לאיבוד (בפרוייקט תוכנה: תיעוד הידע בכלי CASE ובמסכי אב-טיפוס תפעולי הוא פתרון מסוים לבעיה זו).
- יש להקפיד על מעורבות משתמשים. יש לתרגם את המטרה הזו למעשים ופעילויות, ולא להשאירה ברמת ההצהרות. בהקשר זה מומלץ ביותר ליישם תהליך הפיתוח הכולל פיתוח אב-טיפוס מתגלגל, ולהקפיד על סקירה לעומק של תוצרי ביניים באמצעות סקרי אפיון ועיצוב. ניתן להיעזר לשם כך בקיט 'שיתוף המשתמש' בנוהל מפת"ח.
- בפרוייקט תוכנה: מומלץ להטמיע מתודולוגיות וכלי CASE מוכחים לאפיון ולעיצוב. בנושא זה יש מלכודות רבות, ויש סיכון כי הטמעה לא תקינה תגרום לאנשי הצוות לראות בכלי נטל במקום נכס. יש לזכור כי עקומת הלימוד של כלי CASE היא גדולה מאוד, והטמעתו דורשת כתיבת נהלים, הטמעתם, והתאמת שיטת הפיתוח כך שיתבצע שימוש יעיל בכלי. כלי CASE אשר הוטמע כהלכה, ואשר בוצע בו שימוש נכון, יאפשר לפרוייקט להיענות בצורה טובה לבקשות לשינויים, ולבצען במקסימום איכות. דבר זה יאפשר לתת מערכת העונה טוב יותר לצורכי המשתמשים. ניתן להיעזר לשם כך בקיטים 'אפיון', 'עיצוב' ו- 'UML' בנוהל מפת"ח.
- יש להקפיד על הכשרת האנשים לתפקידם, כך שכל אחד ידע את תפקידו באופן מושלם, וכן ידע מה התפקיד של כל אחד אחר בפרוייקט. יש לפתח מדדים לבקרת הביצועים והאיכות של תפוקת האנשים בפרוייקט ע"מ שניתן יהיה לזהות בעיות בתהליך הפיתוח ולתקן את הטעון תיקון (התהליך, הכשרת העובד וכו'). גם בנושא זה קיימות מתודולוגיות ברורות, מדדים מדויקים, וניסיון מוכח אשר מתועדים בספרים ומאמרים פרקטיים.
- ניהול תצורה: חשוב מאוד להטמיע כלי טוב לניהול תצורה (בפרוייקט תוכנה: תצורת הקוד, בכל הפרוייקטים: תצורת המסמכים ושאר פריטי תצורת המערכת). ניתן להיעזר לשם כך בקיט 'ניהול תצורה' בנוהל מפת"ח.
לסיכום
יש לזכור כי מכל הנושאים אשר הוזכרו לעיל, הנושא אשר יוזנח הוא זה אשר יהפוך לבעיה גדולה אשר עלולה להכשיל את הפרוייקט, ואשר דורשת פתרון יוצא דופן הגוזל זמן רב ("כל שריפה גדולה מתחילה מגפרור אחד"). לכן ניהול הזמן של מנהל הפרוייקט הוא נושא המפתח לכל שאר הנושאים, וזאת משום שניהול אפקטיבי של הזמן יאפשר גם ביצוע תקין של כל שאר הנושאים.
לכל נושא הנזכר לעיל יש שיטות ומנגנונים לביצועו, אשר מפורטים בקורסים שונים, בנוהל מפת"ח ובספרים שונים. החוכמה היא להבין את השיטות, וליישמן.
| מנהיגים ברשת |
| www.leadersnet.co.il |
| leaders@leadersnet.co.il |
| © כל הזכויות שמורות ל"מנהיגים ברשת" ספטמבר 2003. החומר מותר לשימוש אישי בלבד. אין לעשות בחומר שימוש מסחרי/עסקי ו/או להפיצו בכל דרך שהיא (להוציא באמצעות יצירת קישור למאמר ספציפי ולעמוד הבית במקביל) מבלי לקבל רשות מפורשת בכתב מהנהלת האתר |
