מנהיגים ברשת שולחן העבודה למנהלים בישראל
מאת: דוד אפלבוים *
מבוא
בכל ארגון מקבלים החלטות באופן שוטף וזאת בפורומים שונים של מקבלי החלטות החל בהחלטות פשוטות וכלה בהחלטות מורכבות ביותר.
מעקב ובקרה על ביצוע החלטות הינו אחד מכללי הניהול הבסיסיים. החלטות מתקבלות, כדי לבצע אותן באופן יעיל ובזמן שנקבע לכך, וזאת כדי לעמוד ביעדי הארגון. היעדר מעקב ובקרה משאיר את מקבלי ההחלטות ואת אלה שמעליהם בהיררכיה הניהולית באי וודאות לגבי ביצוע ההחלטות שהתקבלו, דבר המהווה פגיעה בפעילות השוטפת של הארגון.
בארגונים בינוניים וקטנים, ניתן לקיים מעקב ובקרה ידניים וזאת לאחר הגדרת שיטה מתאימה לרישום פרוטוקולים ומעקב החלטות. בארגון גדול, ניהול ידני של מעקב החלטות איננו אפשרי. לשם כך יש צורך בתוכנה מתאימה.
בשוק קיימות תוכנות למעקב החלטות. תוכנות אלה מאומצות בדרך כלל על ידי ארגונים גדולים, שבהם מקבלים החלטות בפורומים רבים, כגון: דירקטוריון, ועדות הדירקטוריון, הנהלה, ועדות ההנהלה, הנהלות סניפים. מספר הפורומים המחליטים יכול להגיע לעשרות, ומכאן שמספר ההחלטות הכולל בארגון גדול יכול להגיע אף למאות מדי חודש. תוכנה מתאימה, מאפשרת קיום מעקב שיטתי אחר ביצוע ההחלטות. בארגונים בהם אין להנהלת הארגון מודעות לביצוע מעקב ובקרה שיטתי על ביצוע ההחלטות יש החלטות שלא מבוצעות בזמן, או שההחלטות נופלות "בין הכסאות" והתוצאה היא נזק לארגון.
יש לציין כי יישום מעקב החלטות בצורה יעילה הינה משימה לא פשוטה זאת בפרט בהתחשב באופיו של הישראלי המצוי, כיוון שהיא מחייבת הקפדה בכל שלבי התהליך.
שלבי התהליך כוללים:
* כינוס הפורום במועד שנקבע (כולל קיום קוורום מתאים).
* הכנת הפרוטוקול ואישורו.
* שילוב החלטות במערכת מעקב ההחלטות.
* ביצוע שוטף של ההחלטות כפוף ללו"ז שנקבע.
* עדכון שוטף של מערכת מעקב ההחלטות על אבני דרך בביצוע (בוצע, בוצע חלקית, טרם התחיל).
* מעקב ובקרה שוטפים של גורם בכיר בארגון על יישום אפקטיבי של התהליך.
מערכת מעקב החלטות ממוחשבת
מערכת מעקב החלטות ממוחשבת מאפשרת קיום מעקב ובקרה שיטתיים ויעילים על החלטות, שמתקבלות בפורומים הקבועים של הארגון, כאשר כל פורום מתכנס בתדירות שנקבעה לו (כגון: שבועית, חודשית, דוח חודשית, רבעונית, חצי שנתית).
לכל פורום יש יו"ר, שתפקידו לכנס את הפורום בתדירות שנקבעה, לרכז את הפעילות ולדאוג להכנת פרוטוקול מתאים של כל ישיבה לרבות פירוט ההחלטות שנתקבלו.
שיטת הכנת הפרוטוקולים בארגון צריכה להיות מובנית ומעוגנת בנהלי הפירמה. הפרוטוקול אמור לכלול את שם הפורום, תאריך הישיבה, שמות הנוכחים ותפקידיהם, שמות הנעדרים, תפקידיהם (והסיבות להיעדרות), בקרת יישום של ההחלטות שהתקבלו בישיבה הקודמת, פירוט הדיון, פירוט ההחלטות שנתקבלו בישיבה. כל החלטה שמתקבלת יש לאפיין על ידי הפרמטרים הבאים: נושא ההחלטה, האחראי לביצועה, תאריך קבלת ההחלטה ותאריך יעד להשלמת ביצועה.
לאחר אישור פרוטוקול הישיבה על ידי יו"ר הפורום, באחריותו להעביר עותק מהפרוטוקול לגורם הבכיר שנקבע בארגון לשם ביצוע מעקב ובקרה שוטפים על יישום אפקטיבי של ההחלטות (כגון: מזכיר החברה, עוזר מנכ"ל), לגורמים רלוונטיים נוספים, אם יש, וכן למשתתפי הדיון. באחריות יו"ר הפורום לדאוג לכך, שפרטי ההחלטות שנתקבלו יקלטו במערכת מעקב ההחלטות הממוחשבת של הארגון.
מיד עם הקלדת פרטי ההחלטה במערכת, מקבל האחראי לביצוע ההחלטה הודעת דואר אלקטרוני ובה פרטי ההחלטה לביצוע. על האחראי לביצוע ההחלטה לעדכן במערכת את שלבי ביצוע ההחלטה עד להשלמת המשימה. במערכת קיימת מערכת הרשאות, שבה כל יו"ר פורום יכול לראות רק את ההחלטות שהוזנו על-ידו והחלטות אחרות שנקבעו לו לביצוע. לגורמים בכירים שנקבעו לכך יש לאפשר לצפות במעקב החלטות באמצעות מתן הרשאות מתאימות.
סיכום
הפעלה יעילה של מערכת ממוחשבת למעקב החלטות בארגון, דורשת כאמור הקפדה על הביצוע בכל אחד משלבי התהליך, שתוארו לעיל, תוך שילוב בקרה שוטפת של גורם בכיר שנקבע לכך בארגון, על יישום נאות של התהליך והתרעה מצדו על עיכובים בתהליך.
אין ספק כי הטמעת השיטה על כל רבדיה, משפרת את רמת הניהול בארגון לניהול איכותי יותר, וזאת לטובת הארגון ולקוחותיו.
* דוד אפלבוים – M.A יועץ לניהול איכות ואו"ש במשרד BDO זיו האפט רואי חשבון.
קישורים רלבנטים באתר:
מאמרים נוספים בנושא שיטות ניהולtweet[Google]
Follow @leadersnet
|
מנהיגים ברשת |
|
© כל הזכויות שמורות ל"מנהיגים ברשת" אפריל 2008. החומר מותר לשימוש אישי בלבד. אין לעשות בחומר שימוש מסחרי/עסקי ו/או להפיצו בכל דרך שהיא (להוציא באמצעות יצירת קישור למאמר ספציפי ולעמוד הבית במקביל) מבלי לקבל רשות מפורשת בכתב מהנהלת האתר |
