מאגרי תובנות- ההצדקה

מתוך: ירחון ניהול הידע 2know, גיליון מס' 31 מאי 2002

אחת המטרות המרכזיות (אם כי לא היחידה) בניהול ידע, הנה תיעודו לצורך שיתופו. אנו מכירים שיטות תיעוד שונות המתאימות לפריטי ידע מסוגים שונים:

1. תיעוד רחב ומעמיק של נושא באמצעות מסמך.
2. תיעוד חי באמצעי מולטימדיה (דוגמת הקלטת וידיאו או אודיו).
3. תיעוד פגישות ודיונים באמצעות פרוטוקולים (מסמכים).
4. תיעוד שיחות של קהילות ידע באמצעות אתר הקהילה הוירטואלי.

ועוד.

אך אין ספק, שידע רב הנצבר בראשנו הנו נקודתי בגלל תכנו ומוגדר:

אנו זוכרים שמבצע מכירות הצליח בגלל תכנון מדויק של כמות האריזות. אלו הוכנו על בסיס חישוב פשוט אך לא סטנדרטי.

למדנו מניסיוננו שבתכנון לו"ז לפרוייקט כל ספק משנה הנוסף לפרוייקט מגדיל את כמות המשאבים הנדרשת בכ- 5% (לטובת האינטגרציה).

סיפרו לנו שהדרך האופטימלית ללמד עולים חדשים ממדינות מתפתחות על ניהול תקציב משפחתי, הנה באמצעות משחק סימולציה המחייב אותם להתעמת שוב ושוב עם מגוון צרכים, היצע בלתי סופי של מוצרים וכמות משאבים מוגבלת.

ניתן להמשיך ולפרוט דוגמאות רבות נוספות, מעולמות תוכן שונים, כל דוגמא מייצגת תובנה, שלצערנו הארגון מגיע אליה, ביותר מידי מקרים, יותר מפעם אחת.

תרבות של תחקיר כבר מתחילה להתגבש (לפחות חלקית) בארגונים שונים. תרבות של הפקת לקחים שוטפת, עדיין פחות נפוצה. אך עוד פחות נפוצה שיטה לניהול מרכזי של התובנות הנלמדות, מעבר ליישום המיידי (הפצה / תיקון נוהל וכו'). ניהול מרכזי אינו חלופי להטמעה ממוקדת, אך בהחלט משלים אותה ומאפשר הכללתה למקומות בהם לא ניתן לבצע בשלמות הטמעה ממוקדת, להקשרים נוספים מאלו שחשבנו עליהם בעת לימוד הידע- ובמילים אחרות להכללתה.

מאגר תובנות אפקטיבי מכיל, בצד התובנות, גם מאפיינים, שהנם חתכים ארגוניים לפיהם נרצה לשלוף ולאתר את התובנות בהמשך. עבור מבצעי מכירות יכללו המאפיינים, כפי הנראה, פרטים על סוג המבצע, קהל היעד והמוצר. עבור ניהול פרוייקטים, יכיל המאגר חתכים טכנולוגיים, חתכים הקשורים להיקף הפרוייקט ומגזר הלקוח ועוד. חלק מעבודת הניתוח ותכנון המאגר כוללת תכנון נבון של המאפיינים המתאימים.

המרכיב הטכנולוגי של מאגר תובנות אינו מורכב. ניתן לבנותו כמאגר Excel, כיישום פשוט מבוסס Access ואפילו הקמתו כיישום אינטראנטי הנו יחסית פשוט ולא יקר.

בנוסף יש להיערך למרכיב התהליכי. קביעת התהליכים הארגוניים בהם ייצברו פריטי ידע חדשים ויישמרו במאגר; קביעת התהליכים בהם ייחקר המאגר וייעשה שימוש בידע שכבר נצבר בו.

היישום אפשרי. ניהול מאגר התובנות כדאי. יש כבר דוגמאות חיות בשטח. הערה: על היישום המעשי ניתן לקרוא בגיליון ינואר 2002.

בהצלחה.