הצעות לניהול זמן

הרחבה לכתבת משאבים, גיליון 314, 24 ביוני 2002

 

הזמן הוא משאב יקר במיוחד – זמן שעבר לא יחזור אלינו. העדר תכנון זמן, סדר עדיפויות לא נכון והתייחסות לזמן כדבר שאינו מתכלה, מובילים בסוף היום ל"מלכודת זמן". זו מתבטאת בטענות כמו "אני לא מספיק לעשות כלום", "אני לא מספיק לעשות את הדברים שאני אוהב", "אני לחוץ" וכדומה. לאה חנצ'ינסקי, יועצת ארגונית ומנחת סדנאות במדעי ההתנהגות מרחיבה בנושא זה.

מהו זמן?

24 שעות ביממה, שהן 1,440 דקות או 86,400 שניות. את מאגר הזמן הזה צריך לתכנן, לחלק ולקבוע בו סדר עדיפויות. תכנון הזמן אמור להיערך במשך כמה דקות בסוף היום הקודם. ראשית, יש לכתוב את הדברים החשובים שנותרו לביצוע ביום המחרת, ובנוסף, לרשום את ה"מעברים" ביום המחרת. "מעבר" הוא מרווח הזמן שבין פעילות אחת לפעילות הבאה אחריה (למשל, בין ההגעה לעבודה בשבע וחצי לישיבה המתקיימת בתשע). יום העבודה רצוף במעברים שונים באורכם. הפעולות ישובצו במעברים לפי סדר חשיבותן ובהתחשב באורך המעבר.

אנשים נוטים שלא להעריך נכונה את משך הזמן שאורכת פעילות, ובדרך כלל מעריכים אותו כקצר יותר מהמתרחש בפועל. בדרך זו, לומדים לחשוב במושגים של "יש לי זמן".

ההבדל בין "חשוב" ל"דחוף"

ה"חשוב" – קשור למטרות, למצפן שלנו בעבודה.

ה"דחוף" – קשור לשעון, להספק, ללחץ. הוא סובייקטיבי "ועושה הרבה רעש".

ב- 60 אחוז מהזמן מומלץ להתמקד בדברים החשובים וביתר הזמן – בדברים הדחופים, הבלתי צפויים, בדברים היזומים על-ידי אחרים או בדברים שהוזנחו על ידינו (כי תמיד צריך לשלם "ריבית" על ההזנחה, כשלא עשינו את החשוב בזמן).

שתי בעיות גדולות בסביבה ארגונית יוצרות לחץ ועומס על ניהול הזמן:

  1. העדר האצלת סמכויות נכונה – אף אחד לא יכול להיות תזמורת של איש אחד, כי היא לא יוצרת הרמוניה. האצלה לא נכונה גורמת להעדר שוויון בחלוקת הנטל והעומס בעבודה, ואלה שהם יוזמים מטבעם, לוקחים על עצמם יותר, ולעתים קורסים תחת העומס. כמו כן, האצלה לא נכונה גורמת לאנשים להרגיש בלתי מוערכים בסביבה הארגונית, לחשוב כי לא סומכים עליהם ולפתח גישת "ראש קטן".
  1. סדרי עדיפויות לא נכונים – אנשים בארגון, באופן טבעי, נוטים להיות סובייקטיביים בהגדרת סדרי עדיפויות. "ברגע שכל אחד חושב שיש לו משהו 'דחוף וחשוב', וזה לא בהכרח חשוב או דחוף לאחר, נוצרים נתקים בראיה המערכתית, ואנשים בארגון לא מדברים באותה שפה, כי ניהול זמן הוא גם שפה". תופעה שכיחה היא מנהלים האומרים, כי הדבר שהם מבקשים הוא בהול, קריטי והיסטרי ל"אתמול" (כדי להדגיש כמה זה חשוב ודחוף). הדבר נובע, למעשה, מתרבות ניהול של "ניהול במשבר". נמנעת יצירת סדרי עדיפויות נכונים ושוררת בארגון תחושה כי כל הזמן מציתים ומכבים שריפות. לכן צריך לאחד את השפה, לדבר בקודים ברורים. ארגון המדבר בשפה נכונה גם מדרג נכון את הדברים החשובים יותר והחשובים פחות ואת הדברים הדחופים יותר והדחופים פחות. צפוי כי דרוג זה יהיה יותר בהתאם לאינטרס המשותף ולראיה המערכתית.

 

 קישורים רלבנטים באתר:

מנהיגים ברשת

www.leadersnet.co.il

leaders@leadersnet.co.il

© כל הזכויות שמורות ל"מנהיגים ברשת" ספטמבר 2002. החומר מותר לשימוש אישי בלבד. אין לעשות בחומר שימוש מסחרי/עסקי ו/או להפיצו בכל דרך שהיא (להוציא באמצעות יצירת קישור למאמר ספציפי  ולעמוד הבית במקביל) מבלי לקבל רשות מפורשת בכתב מהנהלת האתר

 

יכול לעניין..

29670688_s

המנהל כחונך – העצמה בעידן שינוי ומשבר

   פיתוח תפישת המנהל כחונך ומפתח         מאת: נורית רוזוליו – בן-המוזג ...

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *