המתמטיקה של החיים- כיצד מחשבים את השפעת ההדרכה – במונחים כספיים

כתב: קובי רוזנברג, מנהל ש.ה.ם בע"מ –  שיפור ביצועים, תהליכי למידה ויעוץ בארגונים.

במאמר הקודם ( של מי השורה התחתונה הזאת? ) הצגתי בפניכם עקרון וכלי שיסייעו בידי המנהל בתהליך קבלת ההחלטה על הדרכה: האם יש צורך בהדרכה לסגירת פערי ידע וביצוע, ואם כן, מה פוטנציאל השיפור העתידי במונחים כספיים. ראינו שאם מגדירים מדדים ברורים לביצוע הנדרש, ומשווים בין המצב הרצוי לזה המצוי,  אפשר לאמוד את הפער ולחשב את עלות הטיפול בו. חשוב מאוד לציין שעצם קיומה של הגדרה ברורה של הביצוע הנדרש מהעובד, עולה הסיכוי לקבלו.

כאן נבדוק כיצד מודדים את ההחזר על ההשקעה לאחר ביצוע ההדרכה.

 

המסר

 המדידה, בייחוד במונחים כספיים, היא לדעתי, אחד המבחנים החשובים יותר לתרומתה של ההדרכה להשגת יעדי הארגון. במדידה כזו קשה לבודד באופן מוחלט השפעות נוספות שגרמו לביצועים המשופרים – אבל היא בהחלט אפשרית.

 

מה מודדים

תהליכי מדידת תוצאות ההדרכה מאורגנים בשתי קבוצות :

• מדידה במהלך ובסוף תהליך ההדרכה :

      מודדים את :

• שביעות רצון המשתתפים מההדרכה
• רמת למידת החומר

התרומה של מדידות אלו קטנה, יחסית, כיוון שמתן הערכה גבוהה בשאלון שביעות רצון, כמו קבלת ציון גבוה במבחנים לא מעידה די הצורך על היכולת להשתמש בידע במקום העבודה, לאחר סיום ההדרכה.

• מדידה של ביצועי העובדים בשטח :

      מודדים את :

• מידת השימוש של העובדים במידע שלמדו בהדרכה
• מידת ההשפעה של ההדרכה על מדדים חשובים בארגון, במיוחד כספיים (החזר על השקעה – ROI ).

התרומה של מדידות אלו גדולה מאוד, שכן זוהי מהות תרומת ההדרכה לארגון.

נרחיב כאן את אופן הביצוע של המדד האחרון.

 

כיצד מודדים את החזר ההשקעה בהדרכה (ROI-Return On Investment)

העיקרון של חישוב החזר השקעה בהדרכה בודק את היחס שבין  עלויות ותועלות, ומבוטא בנוסחה הבאה :

 

נסביר

העלות לפני ביצוע ההדרכה : הפרמטר שאותו רוצים לשפר, במונחי עלות.

דוגמאות : מספר הפריטים הפסולים ביחידת זמן, במושגי עלות כספית

               משך הזמן שאורך תהליך ייצור / הרכבה / תיקון, במונחי עלות

העלות אחרי ביצוע ההדרכה : באיזו מידה שופר  הפרמטר לאחר ההדרכה, במונחי עלות.

הגדרה : עלות ההדרכה –  עלות פתוח ההדרכה + עלות ביצוע ההדרכה (עלות זמן מדריך, זמן עובדים המשתתפים בהדרכה, מתקן אירוח (אם ההדרכה מבוצעת במקום שכור).

דוגמאות לפרמטרים שניתן לבדוק באמצעותם ROI :

תוצרים	זמן
מספר היחידות המיוצרות	כמות שעות נוספות
פריטים שנמכרו	זמני משלוח
טפסים שמולאו	סיום פרויקטים
בקשות שהוצגו	זמן הדרכה עד לביצוע עצמאי ונכון
	אבדן ימי עבודה
עלויות	איכות
תקציב	שעורי תקלות
עלות יחידה	מחסור בפרטים
עלויות משתנות	פגמים במוצר
עלויות קבועות	חריגה מהסטנדרט
הוצאות מכירה

כיצד מחשבים החזר השקעה בהדרכה – דוגמה למדידת ROI במונחי זמן הכשרה.

הצורך –   קיצור משך זמן הקליטה בעבודה של מפעיל מכונה מורכבת

הסיבה –  משך הקליטה בעבודה הוא פרמטר חשוב שכן הוא דורש משאבים ארגוניים יקרים,

             כמו : חונך שילמד את המפעיל, זמן מכונה לתרגול וכו'.

הפתרון – מסלול מובנה של חניכה, המשלב תיאור מתודולוגי של תהליכי העבודה להפעלת החשיבה של המפעיל, עזרי עבודה, הכשרת החונך.

הנתונים –

משך זמן הכשרה לפני יישום תכנית ההדרכה – 4 חודשים

משך זמן הכשרה לאחר יישום תכנית ההדרכה – 2 חודשים עד להגיעו לתפקוד עצמאי ונכון

כמות המפעילים הנקלטים בשנה – 8

עלות מעביד לחודש למפעיל – 8,000 ₪

עלות מעביד לחודש לחונך –   10,000 ₪ (נחשב רק 30% מזמנו המוקדש לביצוע החניכה)

עלות בניית מסלול החניכה, כולל הכשרת החונך – 10,000 ₪

נחשב :

 

עלות לפני ביצוע ההדרכה :

מפעיל –  8,000 ₪ X 4 חודשים = 32,000 ₪

חונך – 3,000 ₪ X 4 חודשים = 12,000 ₪

סך כל העלות – 44000 ₪

עלות לאחר ביצוע ההדרכה :

מפעיל- 8,000 ₪ X 2 חודשים = 16,000 ₪

חונך – 3,000 ₪ X 2 חודשים = 6,000 ש"ח

סך כל העלות – 22,000 ₪

עלות ההדרכה :

10,000 ₪

נציב (למפעיל אחד) :

 

משמע : לאחר קליטת המפעיל הראשון –ה – ROI היה 20%, כלומר, על כל שקל שהושקע בתהליך, המפעל החזיר לעצמו 20 אגורות ! (ובסך הכל   2,000 ₪ )

לאחר קליטת המפעיל השני :   ה – ROI היה   220%    כיוון שההשקעה בפתוח מסלול ההכשרה כבר הוחזרה במפעיל הראשון. כלומר, החיסכון לארגון יהיה 22,000 ₪

ובסך הכל לאחר קליטת 8 מפעילים ה – ROI המפעל חסך      176,000₪   וזה כבר כסף גדול.

 

מה למדנו ?

פעילות אפקטיבית של הדרכה באה לידי ביטוי במדידה ובהוכחה של התוצאות שלה. בכך היא מישרת קו עם שאר פעילויות הליבה של הארגון.

בדיקת תוצאות ההדרכה, נעשית קודם כל לאחר ביצועה בשטח, על ידי איסוף נתונים מהעובדים ומהמנהלים.

שיפור מדיד ב"שורה התחתונה",  הוא המטרה.