המידען ותפקידיו בארגון

מאת: רוני מנור – מידען, ויועץ לניהול מידע של המועצה לביטחון לאומי

פורסם לראשונה במרץ 2002

הגדרת מיהו מידען:

יש שוני בין ארגון לארגון בהגדרת מקצוע המידען ואין דומה מידען בארגון תעשייתי/טכני למידען בארגון העוסק רובו ככולו בתחום החינוך למשל. לכן כאשר מנתחים את מקצוע המידען מאוד חשוב, לדעתי לבחון באיזה סוג ארגון מדובר.

אני חלוק על ההגדרה כי מידען הוא "מי שעוסק בחיפוש מידע ושליפתו ממקורות המידע השונים ובנוסף לכך עוסק בנגזרות אחרות וכו'……". איני מסכים גם לקביעה כי :"מקצוע המידענות, על אף התמקדותו בתחום הממוחשב של המידע, הוא חלק אינטגרלי ממקצוע הספרנות הותיק……. וכו'.

תפקיד המידען הוא בעיקר בעיצוב הסביבה המידענית של הארגון – מתן היכולת לכל עובד ועובד להגיע למידע הרצוי, ארגון המידע וניהולו, ייעול תהליכי עבודה בארגון המבוססים על יכולות המחשב, ניהול הידע הארגוני.

וכעת למחלוקת לגבי ההגדרות:

• חיפוש מידע ושליפתו – האם נכון כיום בעידן בו יכולת החיפוש הפכה להיות מאוד פשוטה, מאגרי המידע רבים פתוחים חינם אין כסף, ומאגרי המידע בתשלום הם בעלי ממשק חיפוש פשוט – האם בעידן כזה יכולתו העיקרית והמרכזית של המידען היא חיפוש מידע ושליפתו?

ברור שמידען צריך להיות מומחה ומספר אחד בארגון בידע שלו ביכולת החיפוש – אך להגדירו כמי שזה עיקר עיסוקו, נראה לי שייך לעידן קודם.

• הדרכת משתמשים – ככל שניתן צריך לשאוף כי את מלאכת החיפוש והאיתור של המידע יעשו הצרכנים/משתמשים בעצמם – ההפרדה בין מידע למשתמש והצורך במתווך, באופן עקרוני לא טובה. אני לא מתעלם מכך כי בארגונים שונים ימשיכו להטיל זאת על המידען. לדעתי המידען צריך להיות הדוחף העיקרי לכך שהמשתמשים שלו יהיו מסוגלים להגיע למידע בעצמם בתמיכתו ובסיועו – ובמקרים מיוחדים ספציפיים – זו תהיה עבודת המידען עצמו.

ישנם ארגונים בהם יחידת המידע, היא גם יחידת מחקר – המידען הוא גם זה שמנתח את החומר ומגיש אותו לצרכן. האם זהו מידען או שזהו משתמש/צרכן? דוגמא לכך היא יחידת המידע של הכנסת.

• עיצוב הסביבה המידענית – ארגון המידע וניהולו, הפצת המידע, עיבוד המידע וניתוחו, רכישת מאגרי מידע מתאימים, הדרכה, מתן יכולות וגישה לכל עובדי הארגון לכל המידע הקיים – הם בעיני התפקיד העיקרי של המידען.

• ייעול תהליכים – ניתן להוסיף כתפקיד חשוב מאוד של המידען את היכולת שלו לייעל תהליכים בארגון אשר המחשב נותן להם פתרון בזכות יכולותיו – מערכות ניהוליות המאפשרות קבלת החלטות טובות יותר, שליטה עפ"י חתכים , רלבנטיות ועוד.

חיפוש מידע – בנושא החיפוש המידען מהווה גוף תמיכה יותר מאשר כמי שעושה זאת בעצמו – בגלל העובדה ש"כל אחד יכול" אם הוא מקבל את המאגרים לרשותו והדרכה טובה. (יש כמובן ארגונים שבהם תפקיד החיפוש יישאר אצל המידען מסיבות של זמן, עומס וכו' – אך העתיד, לדעתי, שונה בגלל החשיפה הגבוהה של משתמשים ובעיקר הצעירים שבהם לרשת וליכולות החיפוש הפשוטות).

• ספרן לעומת מידען – הקביעה כי מידען הוא מקצוע הקיים הרבה זמן לפני עידן ההייטק וכי הוא חלק אינטגרלי של מקצוע הספרנות הותיק – גם עמה אינני מסכים לגמרי. האם מי שהוא בעל תפקיד ספרן ואפילו בעידן הממוחשב ואינו עוסק כלל בשאר הנגזרות שצוינו לעיל – האם גם הוא מידען? או שהוא ספרן עם יכולות שהשתכללו?

לעניות דעתי, מידען הוא תפקיד שעוצב עקב העובדה שהמחשב יצר יכולות רב מימדיות של יכולות להגיע למידע, לשנות תהליכי זרימה של מידע, לתת חתכים חדשים, רלבנטיות, תוקף למידע עדכני ואי תוקף למידע לא רלבנטי. בין השאר יש פה שינוי ברור של יכולות ניהול ספריה ולכן הספרנות מצטרפת לתחום.

• רקע מקצועי – מכאן גם השאלה מיהו המידען ומאיזה תחום הוא בא למקצוע – האם מתחום הספרנות או דווקא מהתחום המקצועי בארגון אליו הוא משתייך. אם עיקר עיסוקו אינו דווקא ספרני אלא תהליכי/ארגוני, הרי שרצוי שהמידען בארגון יבוא מתחום הליבה של העיסוק הארגוני תוך השלמת הכשרה ולימודים בתחום המידענות כולל תחום הספרנות. יש לשער כי במבנה הארגוני של נושא המידע – הספריה הפיזית והממוחשבת, תהיה תחת אחריותו של המידען הארגוני.
• ניתן להיות מידען ללא רקע ספרני – אך ברור שהמידען צריך לרכוש לעצמו גם מיומנויות של ספרנות.