הטיפים שיעזרו לכם להעביר בהצלחה ישיבות והדרכות און ליין

מאת: עופר רשף

"בהתחלה השתתפתי בהרבה הרצאות בזום. זה היה בחינם, נושאים מעניינים. היום כבר לא יכולה יותר. זה מעייף, משעמם, מתיש…."

"רואים מסך עם מלל ובפינה הקטנה למטה ראש מוזר של מישהו מדבר…. זה פתטי…"

"אם הוא רוצה להקריא לי את המצגת, שישלח לי אותה למייל. אקרא אותה בבית בנוחות. לא צריך להיות דבוק למחשב, לזום, למשך שעה ולהקשיב…."

"פתאום נכנסת יד למסך. פתאום יוצאת… פתאום רואה את המציג מקרוב, אפילו מקרוב מדי, פתאום הוא נמצא אי שם במרחק… אנשים לא למדו להעביר הרצאות והדרכות בזום לפני שהם התחילו לעשות זאת?"

אלה הן מעט מהאמירות שאני שומע בימים אלה.

השימוש בכלי למידה מרחוק לצרכי ניהול ישיבות, פרזנטציות והדרכות הופך להיות יותר ויותר נפוץ. אומנם הקורונה האיצה דרמטית את הצורך ותדירות השימוש, אך גם לפני הקורונה יותר ויותר חברות התחילו להטמיע שימוש בכלים אלו כחלק משגרת העבודה השוטפת שלהם.

העברת ישיבות, הדרכות ופרזנטציות און ליין חוסך עלויות של טיסות ונסיעות, אירוח ואף מאפשר להקליט את הישיבה לשימוש בהמשך. אין ספק שזאת מגמה שהולכת להישאר איתנו גם הרבה אחרי הקורונה וכדאי שנבין איך עושים את זה נכון.

קיימים כיום מגוון כלים: מתוכנות כגון Zoom ו- Microsoft Team, WebEx ו-  Skype הוותיקות ועוד. ישנם יתרונות וחסרונות לכל תוכנה ופלטפורמה, אך המיומנויות הנדרשות מהמציג הן דומות.

השימוש בכלים אלה יוצר גם אתגרים חדשים עבור המציגים: אין אינטראקציה ישירה, במידה ישנם אנשים גם בחדר בו נמצא המציג וגם בצד השני של המרקה, יש קושי להפעיל בצורה אפקטיבית את שפת הגוף ואת קשר העין מול המצלמה.

אני משתף איתכם כאן כמה דגשים להעברה אפקטיבית של הרצאה, וובינר או סדנה באחת מהתוכנות והכלים להעברת מסרים מרחוק:

  1. התארגנות לפני
  • עזרים טכניים –
  • מומלץ מאוד להצטייד במצלמה איכותית ולא להסתפק במצלמת המחשב. ניתן לרכוש מצלמת web ולמשקיעים, לרכוש כבל ממיר וידאו ואז ניתן אפילו לחבר מצלמת וידאו ביתית איכותית ליצירת איכות תמונה מרבית.
  • מומלץ להצטלם עם רקע חלק בגוון תכלכל, כחול. כדי לעשות זאת יש להגדיר רקע ווירטואלי קלסי (לא של חוף הים, אלא אם כן ההרצאה היא לגולשי גלים…). לעיתים צריך להצטייד ברקע ירוק. ניתן לרכוש כזה לבית או למשרד בעלות של כ- 100-400 ₪.
  • התאורה צריכה לבוא מלפנים. כדאי להצטייד בתאורה מתאימה לשיחות וידאו או לפחות לשים נורות שולחן מתכוננת שתאיר את פני המציג.
  • ללבוש חולצה חלקה, עדיף בגווני תכלת.
  • מומלץ להשתמש במיקרופון דש כדי שאיכות השמע תהיה טובה יותר.
  • מומלץ מאוד לעבוד עם שני מסכים. על מסך אחד תציגו את המצגת ועל השני את המשתתפים. כך תוכלו לנהל בצורה טובה הרבה יותר את האינטראקציה במהלך הפרזנטציה.
  • כללי –
  • כניסה 10 דקות קודם – לראות שהחיבור הצליח, המיקרופון והשמע עובדים כראוי.
  • מומלץ להגדיר את הגדרות ההקלטה. יש לשקול האם כדאי לשמור בענן (במידה ויש לכם זום פרו) כדי להיות בטוחים יותר שההקלטה נשמרה וכך גם קל יותר לשתף אותה.
  • יש ללמוד כיצד לשתף מסך. מומלץ לשתף קובץ ולא את המסך הבית של המחשב. כדאי לפתוח מראש קבצים או דפי web שרוצים לשתף במהלך הפרזנטציה על מנת שהמעבר אליהם יהיה מהיר.
  • מומלץ ללמוד כיצד להעביר את השליטה במצגת למשתתף אחר.
  • המצגת עצמה צריכה להיות מעוצבת כך שתשרת את המרצה. לפיכך צריכה להיות ויזואלית עם תמונות, תרשימים וכמה שפחות מלל, ליצור אחידות בין השקופיות בכותרות, גודל פונטים, תבליטים, מסגרת…. לבצע הנפשות רק היכן שהכרחי ורק באפקט: "הופעה".
  • יש לבצע חזרות ותרגול עם מכרים/שותפים על מנת לתרגל את המעבר בין שיתופי המסך, עבודה עם שני מסכים, הגדרות שונות ועוד. התרגול הוא הכרחי על מנת להצליח.
  • בקשו מהמשתתפים להיות במצב mute בשלב ההתארגנות.
  • בקשו מהמשתתפים להיכנס לפגישה במצב Video.
  • בקשו כי יגדירו את מצב התצוגה כ – Full screen.
  • בקשו מהמשתתפים להגדיר את התצוגה במצב של Speaker view.
  • להנחות את המשתתפים להיות במצג של הצגת המציג בלבד (Speaker view) כאשר תמונת המציג והמצגת אחת ליד השנייה (Side by side) והפרופורציה ביניהם היא או 50%/50% גודל של כל תמונה או אפילו שני שליש תמונת מציג ושליש תמונת מצגת.
  1. במהלך המפגש
  • יש לשבת במרחק נכון מהמסך. כך שיוכלו לראות את המציג עד המותניים. כך המציג יכול להיראות במיטבו ולהשתמש בידיו להעצמת המסרים.
  • על מנת שהמציג יהיה במיטבו, מומלץ לעמוד, גם כשמדברים אל מצלמה. כך ישנה יכולת להיות דינמיים יותר ולעבור מסך בצרה אופטימלית.
  • יש להקפיד כי מסתכלים ישר אל המצלמה. במרחק שרואים עד קו המותניים ככל שניתן, או לפחות עד קו הכתפיים. הגוף במרכז התמונה המציג הוא העיקר. המצגת היא עזר ויזואלי.
  • בעת שאין צורך במצגת במשך מספר דקות, לבטל את שיתוף המצגת ושהמשתתפים יראו רק את המציג.
  • מציע כי ההשתתפות תהיה בהרמת יד. קשה לתפעל את הצ'ט במקביל להרצאה. אם המנחה לא ראה את הרמת היד בשל ריבוי המשתפים, יש לבטל את ה- Mute ולשאול. מכאן המרצה ינהל את האינטראקציה.
  • יש לעודד את המשתתפים לפתוח מצלמות. האינטראקציה וההקשבה טובות הרבה יותר כשרואים אחד את השני. בכל מקרה מומלץ להגדיר כי המרצה לא יראה את אלה שלא פתחו מצלמה. ניתן להגדיר זאת.

אין לי ספק כי שימוש במגוון הכלים האלה יגדיל דרמטית את סיכויי ההצלחה שלכם בהעברת פרזנטציות באמצעות תוכנות ללימוד מרחוק. ולכן אני מזמין אתכם להשתמש בכלים, גם תצליחו יותר להשיג את מטרות הפרזנטציה שלכם, את המטרות שלכם בכלל בעבודה, תצליחו ליצור עניין בקרב המשתתפים ולהגדיל את שביעות רצונם, תמצבו את עצמכם במקום הרבה יותר גבוה בארגון ובקרב המשתתפים, תעבדו קל יותר והרבה הרבה יותר תהנו כל פעם שתעבירו פרזנטציה מסוג זה.

בהצלחה ותודה רבה!

מנהיגים ברשת
www.leadersnet.co.il
leaders@leadersnet.co.il
© כל הזכויות שמורות ל"מנהיגים ברשת"  נובמבר 2003. החומר מותר לשימוש אישי בלבד. אין לעשות בחומר שימוש מסחרי/עסקי ו/או להפיצו בכל דרך שהיא (להוציא באמצעות יצירת קישור למאמר ספציפי  ולעמוד הבית במקביל) מבלי לקבל רשות מפורשת בכתב מהנהלת האתר

יכול לעניין..

ניהול סיכונים בפרויקטי בניה ותשתית

מאת: פרדי סיגנר ומיטל מרגלית * מבוא פעילותו העסקית של כל ארגון כרוכה בסיכונים. ניהול הסיכונים הופך …

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *