הדרך לגן עדן של מיומנויות רכות

תרגום ועיבוד ע" נדין הולנדר , מנהלת מכון נורה, יועצת לe-learning  במיומנויות רכות, נציגה של Mac GrawHill Lifetime Learning   בישראל

פורסם לראשונה בפברואר 2002

 

אם אתם מבקשים לחסוך בזמן ובמשאבים שערכם רב, כמו גם להפחית את עלויות הכשרת הצוות שאתם מעסיקים, לימוד אלקטרוני או    e-learningהוא התשובה לכך.

 

הוראת מיומנויות של IT – Information Technology  – טכנולוגית המידע תוך שימוש בלימוד אלקטרוני, מתחילה בהדרגה לנסוק כלפי מעלה. ואולם, האם באמת אתם יכולים לעשות שימוש בהוראה מקוונת כדי ללמד אנשים כיצד עליהם לנהל ראיון עבודה או להגיש מצגת? חברת המחקרים העצמאית IDC  סבורה שאתם אכן יכולים. שעה שהיא חוזה שלימוד אלקטרוני יגדל בשיעור של 83 אחוזים במהלך השנים שעד 2003, היא מעריכה שכל מגזר המיומנויות העסקיות שקיים בשוק יגדל בשיעור של כמעט כפול.

 

אנשים רבים סבורים כי תחום המיומנויות הרכות הוא התחום שבו יש מחסור חמור של אנשי מקצוע מסורתיים של טכנולוגית המידע. אף שייתכן שאנשים אלו יהיו בקיאים דיים בניהול מיזמים – לפחות בחזית הפרוצדורלית – הרי שהם עלולים להיות משוללי מיומנויות תקשורת, וכן נטולי יכולת לנהל אנשים וללא הבנה פיננסית. וכיוון, שאנשי מקצוע של טכנולוגית המידע נדחקים החוצה ממגדלי השן שלהם כך שהם נאלצים לעבוד במקומות שונים בארגון, בצוותים רב-מקצועיים, הרי שהצורך בתקשורת, ביחסים עם הלקוחות והבנה עסקית הופך  להיות יותר ויותר נפוץ.

 

מהי אם כך הנקודה בה ניצבות חברות ב בריטניה בכל הנוגע להשקעה של מיומנויות רכות? במהלכן של השנים האחרונות, הגדילו חברות רבות את ההתמקדות שלהן בהכשרת מיומנויות עסקיות. עם זאת, ההכשרה עדיין מבוססת על הלימוד בכיתת לימוד  וכרוך במחויבות כבדה מצדם של ההנהלה ואנשי הצוות במונחים של זמן ונסיעות.

"עםe-learning  או לימוד אלקטרוני, יהיה עליך לכתוב מחדש את חוקי ההדרכה, ולא רק להתאים אותם במקום כלשהו". יטים דרוויט, יועץ בכיר ב- Mac GrawHill Lifetime Learning.

 

ומאידך, מספר ארגונים שחושבים קדימה, מתחילים לראות כיצד לימוד אלקטרוני יכול לסייע – לא על ידי כך שהוא מחליף את ההוראה אשר מתבצעת בכיתת הלימוד, אלא על ידי כך שהוא משפר את תהליכי פיתוח המיומנויות בכללותם ומפחית עלויות.

 

המשתמשים הראשונים בלימוד אלקטרוני זיהו שלוש דרכים מרכזיות שבהן יכול לימוד אלקטרוני להוכיח את ערכו: תמיכה ביצועית, קורסי מבוא והוראה משולבת.

 

תמיכה ביצועית

הנה שיטה של לימוד קטעים קצרים (learning objects) של קורסי רענון כאשר יש צורך בכך.

לדוגמה, קצת לפני שנערך ראיון עבודה או הערכה של יכולת עבודה.

 

קורסי מבוא

השימוש בקורסי מבוא נעשה כאשר הלומד מכיר בכך שהוא זקוק ליותר מאשר לקורסי רענון. לימוד אלקטרוני יכול לסייע בתיאוריה הבסיסית, בעקרונות אשר מונחים ביסוד אותה תיאוריה, או בחשיבה מעמיקה באשר לסוגיה זו או אחרת.

 

הוראה משולבת

ולבסוף, אפשר להשתמש בהוראה משולבת כתנאי מוקדם להוראה בכיתת הלימוד וזאת כדי להביא את כולם לאותה רמה ולהשתלט על החומר הבסיסי. לימוד אלקטרוני יכול הן להפחית את הזמן שיש להימצא בכיתת הלימוד, והן להפוך את הלימוד לדבר אפקטיבי יותר.

 

יתרונות הe-learning  

משמעה של הגמישות המצויה בלימוד אלקטרוני הוא כי היא יכולה להתרחש בכל מקום, ובעלות נמוכה יותר מאשר זו של כיתת לימוד. ללימוד אלקטרוני יש גם יתרונות נוספים בפיתוחן של מיומנויות רכות.

למשל,  הוא מציע סביבה נייטרלית שבה יכולים התלמידים להראות את בורותם מבלי לחשוש מכך שמישהו יביך אותם או ילעג להם. לכן, עם לדוגמה, הם יודעים מעט מאוד בכל הנוגע לניהול ישיבה, הם יכולים ללמוד את יסודות הלימוד הללו בצורה מקוונת.

ברור הדבר שלימוד אלקטרוני לא יוכל לעולם לספק את ביצועי המפתח, תצפיות, הדרכה ועבודה משותפת שהיא בהישג יד בהוראה אשר מתקיימת על ידי איש הוראה טוב. לפיכך, המפתח הוא להיות גמישים ולעשות שימוש בטכנולוגיה מבוססת הוראה TBT – technology-based training, שזה המקום הנכון להשתמש בה.

 

הדגמות של שימושי e-learning  במיומנויות רכות

למשל, רשת גדולה של מרכולים סיפקה הוראה מקוונת כדי לשפר את טכניקות הפרזנטציה של מנהלי החנויות של הרשת, ושל ראשי הצוותים , כאשר היה עליהם להעביר את הדוחות השבועיים שלהם. אבל, לאלה שהציגו בפני לקוחות מחוץ לחברה, הרי ה- TBT   או ההוראה מבוססת טכנולוגיה זאת לוותה בנוסף בתרגול שנערך בכיתות לימוד.

בדוגמה אחרת הנוגעת לעניין זה, שלח בנק מסוים את צוות הסניף שלו לקורס בן חמישה ימים בנושא שיפור האסרטיביות.

 

באמצעות הנהגת קורס מקוון כתנאי מוקדם לקיומו של אותו קורס, התאפשר לצמצם את רכיב כיתת הלימוד לשלושה ימים בלבד, ובכך נחסכו עלויות כספיות בלתי מבוטלות כמו גם זמן שבו עובדי הסניף לא היו צריכים להעדר ממקום עבודתם, ובנוסף, התוכנית לפיתוח המיומנויות הפכה ליותר ויותר אפקטיבית.

 

לבסוף, הממשלה הכירה באין ספור היתרונות שקיימים בלימוד אלקטרוני. יוזמת UFI תפסה אחיזה משמעותית בשימוש של לימוד אלקטרוני כבסיס לתשתית הוראה ברחבי המדינה כולה. עם 250 מרכזי הוראה שכבר עומדים על מקומם, ועוד 2,000 שמתוכננים לשנת 2001, הרי ייתכן שההתנסות הראשונה של לימוד אלקטרוני של אנשים רבים תיעשה מחוץ למקום העבודה.

כפי שמסביר את הדבר מייקל סמית' האחראי על הניהול בחברת קסבק מק'גראו-היל, ספק של הוראת מיומנויות רכות ל-UFI: "אם ארגונים לא ינהגו במידת הזהירות, הרי שאנשים יתוודעו יותר ויותר לשימוש של לימוד אלקטרוני מחוץ לחברה, מאשר הם יהיו בתוך החברה עצמה.

עם זאת, על פי חברת קסבק, יוזמות אלה ויוזמות מוקדמות עוד יותר, העמידו את  בריטניה בראש המחנה במונחים של שימוש בלימוד אלקטרוני שמטרתו להגביר ולחזק את המיומנויות. לדוגמה, בריטניה הייתה ידועה בניסיונות הטכנולוגיות שלה עם וידיאו אינטראקטיבי בראשית שנות השמונים, דבר שהייתה לו השפעה בלתי מבוטלת על פיתוח ה-CD-ROM.

טים דרוויט, מנהל שירותי הייעוץ של חברת קסבק אומר את הדברים הבאים: "מניסיוני, בריטניה מקדימה את רוב רובו של העולם. בארצות הברית במיוחד, עדיין קיימת עליונות של הוראה המבוססת על כיתת הלימוד. למרות העובדה שלחברות בארצות הברית יש את התשתית, הטכנולוגיה והם יודעים כל מה שעליהם לדעת בנושא זה, הרי שהם ממאנים לעשות שימוש בלימוד אלקטרוני בצורה אגרסיבית."

 

בנוסף לכך, התרבות האמריקאית שמה דגש רב יותר על התקדמות המונעת על ידי העובד, בעוד שבבריטניה הפונקציה של המשאב האנושי הנה בעלת תפקיד יותר מרכזי וקיימת סבירות רבה יותר שלמחלקת משאבי אנוש תהיה נציגות בדירקטוריון. דבר זה משקף את היכולת להנהיג מיזמי לימוד אלקטרוני מלמעלה, דבר הנחשב ליתרון חשוב.

"בבריטניה, הרבה מיוזמות ההוראה היו דבר שהונע ע" החברות: לא נראה כי אנשי ההוראה בארצות הברית הם בעלי אותו כוח שואב כמו שיש לעמיתיהם האנגליים.

עם זאת, אפילו באנגליה, חלק ממחלקות ההוראה רואות בלימוד מקוון איום.

 

האם לימוד אלקטרוני זול ישמש כתחליף להוראה טובה  בכיתת הלימוד ויהפוך את המורה למיותר?

 

על פי דרוויט: "אחד האתגרים של לימוד אלקטרוני הוא זה שיהיה עליך לכתוב מחדש את חוקי ההוראה, ולא רק להתאים אותה במקום כלשהו. אנשי ההדרכה צריכים להבין בראש ובראשונה מה מטרותיהם, ולבחון בצורה ביקורתית למדי את האופן שבו הם עושים זאת", הוא מוסיף.

 

"דבר שני, עליהם להבין באמת ובתמים את הפתרונות אשר מוצעים להם, ורק אז הם יוכלו לראות בטבעיות כיצד מה שהם עושים יכול לגדול ולהתחזק על ידי TBT הוראה מבוססת  על טכנולוגיה. עד שלא יקדישו את הזמן הנדרש לעשות זאת, הרי שהם תמיד יראו זאת כאיום."

מצב כזה בדיוק שרר בשרשרת קמעונאית גדולה. תריסר ממדריכי החברה הוזמנו לסדנא  בת חצי יום אשר כללה מיצג על השימוש בטכנולוגיה ודיון על תפקידה . "במהלכן של שלוש שעות, הושלמה העברת התפיסה, והמוזמנים רצו להשתמש באמצעי זה," מסכם דרוויט.

 

גמישות היא המפתח

עם זאת, אנשי הוראה צריכים להיות גמישים. התפקיד החדש של המדריכים היא בפעולתם כחונכים לצד הוראה  בכיתת לימוד בהמשך.

בשימוש של e-learning  בהוראה של טכנולוגיות מידע, הופכים חלק מן המדריכים למנחים מקוונים, ונראה שדבר זה הנו נפוץ פחות כשמדובר במיומנויות רכות, לפחות עד כה.

 

אם כך, כיצד מציגים בארגון  e-learning או לימוד אלקטרוני של מיומנויות רכות?

1. המפתח הוא לזהות את בעלי העניין העיקריים ולשכנע אותם ביתרונות הגלומים בשיטה זאת. קיימת סבירות בלתי מבוטלת שהם יהיו קבוצה של שלושה מנהלים, מנהל משאבי אנוש או מנהל ההדרכה, מנהל פתוח עסקים או סמנכ"ל בכיר, ומנהל טכנולוגית המידע, האחרון לעטים  נזנח, והדבר הנו היבט הכרחי להצלחה ,כי התשתית הטכנית הנכונה שתתמוך בלימוד אלקטרוני היא חשובה ביותר. עם זאת, המקרה של מיומנויות רכות עלול להצטייר כברור פחות למנהלי טכנולוגית מידע, מאשר להוראה טכנית, ולכן אתה זקוק לתוספת זמן כאשר אתה מציג בפניהם את היתרונות.

 

2. הצעד הבא הוא לשכנע את בעלי העניין שלך. בכוחם של שמות מותגים לסייע בעניין זה. למשל, קסבק מציע "מדריך-מנהל" ( manager mentor ) מהרו וארד אשר מעניק תמיכה ביצועית למנהלים, ואפילו למנכ"לים בכירים. בהתבסס על האקספרטיזה שיש לפרופסורים וליועצים עסקיים מובילים אחרים של בית הספר לעסקים של הרוו ארד, הרי שהמערך של עשרים וארבעה (24) קורסים מעניק את הרעיונות, התובנות והכלים המעודכנים ביותר לשירותם של הלקוחות, בחדשנות, בתכנון עסקי ובניהול אנשים.

טלקום הבריטית הנה אחד המשתמשים העיקריים של "מדריך-מנהל." לדבריו של פול איסטווד, מנהל ההדרכה ב-BT הרי ש "שמו של הרוו ארד והמוניטין שיש לו מעניקים בטחון שהתכנים שלו הנו בעלי סטנדרטים גבוהים. בנוסף לכך, המגוון הרחב של נושאים זמינים מאפשר למנהלים אינדווידואליים לזהות את העדיפויות שלהם עצמם ולקחת בעלות על הלימוד שלהם."

 

3. צעד המפתח הבא הוא להחליט מה יהיה הנושא שבו תשתמש בהסתערות הראשונה שלך ללימוד המקוון של מיומנויות רכות.

תמיכה ביצועית הנה אפשרות שבכוחה להציע "זכייה קלה" כיוון שהיא מסמלת צורך מתמשך של התפתחות המיומנויות אצל קבוצה גדולה של מנהלים.

מיומנויות של פרזנטציה עסקית, משוב עובדים ודרכים לשיפור ראיון עובדים הם נושאים מבוקשים לרוב.

קורס הנוגע לבריאות ולבטיחות עשוי להיות חלק מקורס מקוון של קבלת עובד חדש . במקום לחכות לקורס המתוכנן הבא, הרי שטירונים חדשים יכולים עם כניסתם לארגון לקחת קורס מכוון בלימוד עצמי על היכרות עם הארגון ונוהל יו. שיטה זו יכולה לחסוך זמן רב למחלקת משאבי אנוש בחברה אשר צומחת במהירות, או בארגון שבו יש תחלופה גבוהה של הצוות.

 

שימוש אפקטיבי בדואר אלקטרוני

4. גורם הרסני שלישי של העתיד הוא השימוש בדואר האלקטרוני. אין צורך שמישהו יאמר כי איש המקצוע הממוצע מבזבז כמות עצומה של זמן על הדואר האלקטרוני, וכמה מאמץ ניתן היה לחסוך ותקשורת המובנית שלא כהלכה, אם אנשים היו משתמשים בדואר האלקטרוני בצורה הולמת יותר.

 

למעשה, התעניינות מדהימה נתגלתה בקורס החדש המקוון שבדואר האלקטרוני של קסבק. "אנחנו יודעים מן הניסיון שלנו שזה משהו שמטריד אנשים", אומר ריצ'ארד לואיס, מנהל השיווק של קסבק. "לכן, כאשר מעניקים לכולם את הקורס המקוון, עשוי להיות דבר יותר מתקבל על הדעת מאשר לעמוד על כך שכל אנשי הצוות יהיו נוכחים בקורס אשר נערך בכיתת לימוד."

 

מאפיינים רבים הנם משותפים לדוגמאות אלה באשר לשאלה איפה יש להתחיל עם לימוד אלקטרוני של מיומנויות רכות.

 

הנושא הנו באופן יחסי פשוט – לפחות ברמת ההקדמה – כאשר אוכלוסיות גדולות של לומדים מעורבות בכך, והדבר ידרוש כמות ניכרת של זמן ומשאבים כדי להעביר את הנושא באמצעים מסורתיים. 

 

כיצד יוצאים לדרך?

 

לפיכך, הצלחתם לשכנע את בעלי העניין שלכם ובחרתם את היישום הראשוני שלכם, ועכשיו זאת רק שאלה של מציאת ספק ולצאת לדרך. טעות!

קיימים משתנים רבים של לימוד אלקטרוני בדיוק כפי שקיימים ספקים, תוכנות לקורסים של לימוד אלקטרוני אשר מתחילים מאלה הטובים ועד לכאלה שבמובהק שהם איומים ונוראים. בנוסף לכך, גם לאחר שבחרתם את הספקים שלכם, כרוכה ההתנהלות במלכודות של חוסר זהירות.

 

1. הנקודה הראשונה אותה יש לבדוק היא הרקע של הספק המסוים שבו בחרתם. האם זאת חברת הדרכה מסורתית אשר עברה להפעלה של לימוד אלקטרוני? במקרה הזה, הרי שספק זה מבין בחינוך, ועם זאת אולי אין לו תוכנות לקורסים של לימוד אלקטרוני המתאימות לטכנולוגיה. או אולי, זאת חברת טכנולוגיה אשר מבקשת לעשות כסף מהדרכה . במקרה כזה יש לפקוח עין ולראות שלא מדובר בקורסים לא לעניין שלא עובדים עם לומדים אמיתיים. אפילו אם הספק המיוחל הוא בעל רקע ה-TBT -, עדיין תצטרכו לבדוק שהן הטכנולוגיה והן הקורסים פועלים בסביבת העבודה שלכם. אין דבר טוב יותר מאשר לנסות את הקורסים במערכת שלכם עם לומדים אמיתיים.

 

2. אפשר וגם תחושו כי לחץ הזמן פועל כנגד קבלת החלטות זהירה. מחד גיסא, קרוב לוודאי שיש לכם צורך מיידי ומלחיץ, ואולם מאידך גיסא, הטכנולוגיה שבה אתם בוחרים היא שתקבע בסופו של דבר את מסגרת העבודה של הלימוד האלקטרוני בשנים הבאות.

 

3. לבסוף, כל ספק יאמר לכם שהגישה שלו ללימוד אלקטרוני הנה הגישה הנכונה – וישכח כמובן לומר לך את החסרונות הקיימים בגישה שלו.

 

תוכנית פעולה

בתוכנית הפעולה שלנו, אנחנו בוחנים בפרוטרוט כיצד אתם יכולים לגרום לכך שהמיזם הראשון שלכם יהיה מוצלח. ואף על פי כן דבר הנו ברור, תזדקקו למומחה או יועץ כדי שהוא יסייע לכם לנווט במבוך של הטיעונים והסתירות. וגם לאחר שסיימתם את בחירת הספקים, ובדקתם בדקדקנות את התוכנות ואת הקורסים, עדיין תזדקקו לנקוט בזהירות יתרה בעת הצגת מערכת הלימוד החדשה והמקוונת שלכם. יהיה עליכם לקבוע את הסביבה הנכונה של הלימוד האלקטרוני, הן מנקודת המבט הרגשית והן מנקודת המבט הפיזית.

 

כיצד לפתח מוטיבציה ללימוד מכוון?

 

יהיה עליכם לשווק את המערכת החדשה – הן כדי לעורר עניין והן כדי ליצור אווירה חיובית. שיווק חדשני של רעיונות יסייע בכך, והתמיכה שיעניק לכך אדם בכיר שהוא מצדד נלהב בתוכנית, הנו דבר חיוני.

 

המעומדים ללמידה מכוונת  יזדקקו אף הם לכך שיטעו בהם מוטיבציה.

יהיו אנשים אשר יראו לימוד עצמי  מקוון כחוויה בודדת וקשה על המחשב האישי בהשוואה לזמן הקל אותו אפשר להעביר במסגרתו של קורס אשר מתקיים בכיתת לימוד.

מוטיבציה יכולה לבוא מי כמה כיוונים, ממודעות לכך שמכאן ייוצרו הזדמנויות ליצירתה של קריירה חדשה, או מי הבנת התרומה של הלימוד העצמי על ביצוע עבודתו בצורה טובה יותר, ומן האפשרות לרכישת גמול  השתלמות .

 

יש גם לתת את הדעת לסביבה הפיזית. הרי לא ניתן לצפות מאנשים לכך שהם יהיו מסוגלים ללמוד בצורה מקוונת על שולחן העבודה שלהן בסביבת משרד רועשת עם הפרעות בלתי פוסקות. אנשים זקוקים הן לזמן והן למרחב שקט כדי שיעלה בידם להתרכז. הפתרונות לנקודה זו כוללים מרכזי לימוד המותאמים למטרה זו בלבד, או על ידי כך שמעודדים את העובדים לעשות שימוש במחשבים האישיים שלהם בשעות שקטות מחוץ לשעות העבודה או בבית.

כאשר מקיימים כהלכה את שלושת הגורמים, הרי המשמעות תהיה שהמיזם הראשון שלכם ייחשב כהצלחה. בנקודה זו תגלו כי לימוד אלקטרוני מזין את עצמו, ואנשי הצוות יגלו דרכים בלתי צפויות להשתמש בזה. לדוגמה, מיומנות אינטרדיסיפלינארית הנה יתרון אחד אותו אפשר להשיג כאשר אנשים מממשים את הטווח הנרחב של הקורסים שעומד לרשותם.

"מה שתגלה הוא שרואי החשבון לוקחים קורסים בשיווק כדי לגלות קצת יותר בכל הנוגע לפעולות שיווקיות, ומדוע הם אלה שצריכים לחתום על החשבונות הענקיים הללו," מסביר סמית'."

 

"אם חברות לא ינהגו במידת הזהירות, הרי שאנשים יתוודעו יותר ויותר לשימוש של לימוד אלקטרוני מחוץ לחברה, מאשר הם יהיו בתוך החברה עצמה."        מייקל סמית'- אחראי על הניהול בקסבק מק'גראו-היל

 

מי הראשונים שהטמיעו את ה e-learning ?

הראשונים אשר ננעלים על לימוד אלקטרוני הנם "גששי ההזדמנויות המהירים והשאפתניים", אשר מבקשים להגיע לפסגות של רעב לידע ולעודד קיומה של הבנה חובקת כל. "סוג זה של אווירה ניתן לטפח בתוככי הארגון," מאמין סמית', "אבל אם מדברים באופן כללי, הרי שמדובר יותר בהנעה עצמית, קונספציה של לימוד לכל החיים, שהיא דבר נפוץ בארצות הברית הרבה יותר מאשר כאן באנגליה."

 

בכוחו של לימוד אלקטרוני גם לשחרר מדריכים להתרכז בפיתוחן של מיומנויות הרבה יותר מגוונות ומתקדמות.

 

האדמינסטרציה של ההדרכה תצטמצם גם היא, והטווח הנרחב יותר כמו גם הזמינות של הקורסים תאפשר להגדיל את הסטאטוס של פונקצית ההדרכה.

אנשים בודדים יוכלו אף הם להפיק תועלת תוך שימוש בטווח הולך וגדל של אופציות לפיתוחן של מיומנויות כך שהדבר יסייע להם בקידום הקריירה שלהם.

 

לבסוף, כמובן שהחברה אף היא תפיק מכך תועלת, לא רק באמצעות עלויות מופחתות, אלא גם באמצעות כוח עבודה מיומן הרבה יותר.

 

 

 

מקורות:

מאמרים של חברת Mac GrawHill Life Time Learning

שיחות עם היועץ הבכיר לe-learning  , טים דרוויט של החברה.

 

קישורים רלבנטים: