אתגרים בהטמעת מערכת e-learning בארגונים

מאת: היידי מלמן – מנהלת הדרכה- Comverse CTS

ועידית שומן אדטו – "לוטם" פיתוח ארגוני והדרכה בע"מ.

פורסם לראשונה אוקטובר 2001

 

עידן ה- e-learning מזמן לנו, מנהלים בארגונים, לומדים ואנשי הדרכה הזדמנויות חדשות להעברת ידע וניהול תהליכי למידה ברמה גבוהה של זמינות, עדכון ונגישות ההולמים את צרכי הידע והלמידה בעידן חדש של עסקים מבוססי ידע, בסביבה דינמית. הטכנולוגיה מאפשרת שילוב של תהליכי למידה בתהליכי עבודה ולהפך.  ה- e-learning מסמן ומהווה תפיסה חדשה של למידה ותהליכי ניהול למידה ארגוניים, תוך שימוש בכלים טכנולוגיים על הרשת ומחוץ לרשת. בדרך להשגת כל ההבטחות והיתרונות הגלומים במעבר ממערכת ההדרכה המסורתית

למערכת משולבת e, עומדים בפנינו מספר אתגרי הטמעה:

• פיתוח תפיסה של למידה בעידן ה- e, שינוי בסביבה ובתרבות הלמידה: מסביבה פרונטלית לסביבה טכנולוגית.
• שינוי ואימוץ של טכניקות וכישורים חדשים של הוראה מרחוק ופיתוח תכנים ובתהליך הלמידה של הלומד.
• חששות משינוי, אבדן עצמה והתנגדויות.
• שינויים בתפקיד ניהול ההדרכה – על מי האחריות ללמידה, כיצד שולטים, מבקרים את תהליכי הלמידה מערכתית ?
• מיצוי יכולות ויתרונות מערכת e-learning אל מול צרכי הארגון בהווה ובעתיד.

 

 

1. סקר מוכנות

תחילתו של תהליך הטמעת מערכת e-learning מתמקד בבדיקת מוכנות הארגון בשלושה מישורים : המישור הטכנולוגי , מישור הלמידה וההדרכה והמישור הארגוני .

תוצאות בדיקת המוכנות הארגונית יאפשרו להבנות תהליך הטמעה המתאים לארגון המסויים.

כלומר;

• בארגון בו נמצאה מוכנות טכנולוגית נמוכה, תהליך ההטמעה יתמקד בהכנסת הטכנולוגיה כתהליך שינוי ולצורך כך יבנה תהליך הטמעה הדרגתי ומדוד.
• בארגון בו נמצאה מוכנות הדרכתית נמוכה , תהליך ההטמעה יתמקד בתכנון בניית תשתיות הדרכה כתנאי הכרחי להכנסת .e-learning
• בארגון בו נמצאה מוכנות נמוכה לשינויים, תהליך ההטמעה יתמקד בהדגשה ותכנון של מרכיבי ניהול השינוי , גיוס מחויבות ועבודה עם התנגדויות.

 

ככלל, תהליך ההטמעה בארגון בנוי משלושה שלבים מרכזיים :

 

	המישור הארגוני	מישור הלמידה וההדרכה	המישור הטכנולוגי
בניית תשתיות
יישום והטמעה
תחזוקה והשבחה

 

כל אחד משלבים אלו כולל פעילויות בשלושת המישורים – הטכנולוגי, למידה והדרכה והמישור הארגוני.

 

 

2. בניית התשתיות

 

תשתית טכנולוגית:

• הזמנת קמפוס
• המצאות ציוד חומרה מתאים
• התקנות – .Instructor ,Student ,server
• בדיקת תקינות

 

תשתית למידה והדרכה:

• פיתוח קורסים ומערכי שיעור מותאמי למידה מרחוק, סינכרוני וא-סינכרוני.
• הכשרת מפתחי תכנים.
• הכשרה ופיתוח מדריכים.
• הכשרת מנהל הלמידה לניהול הקמפוס.
• הכשרת הלומדים ללימוד באמצעות המערכת.
• פיתוח תוכנית הדרכה /שילוב שיעורים וירטואלים בתוכנית הדרכה קיימת.

 

תשתית ארגונית:

הגדרה ומיסוד תפקיד מנהל הפרויקט בארגון, מנהל הלמידה ומנהל טכני.

יצירת צוותי עבודה בפרויקט והבניית תהליכי עבודה מולם :

צוות היגוי – יורכב מספונסר, מנהל פרויקט, מנהל טכני ומנהל הדרכה. תפקידו להתכנס באבני דרך מרכזיות בפרויקט (צמתי החלטה)

צוות פרויקט – יורכב ממנהל הפרויקט , מנהל הלמידה, מפתחי תכנים, ייצוג מדריכים. תפקידו לפתח את תשתיות ההדרכה והלמידה.

במפגש הראשון מול מנהל הפרויקט ובמפגש הראשון עם צוות  ההיגוי (פגישת התנעה חיצונית) יתבצע תיאום ציפיות וחוזה  פסיכולוגי מול הלקוחות, יחל תהליך סמוי של אבחון הכוחות

הארגוניים – מחויבות, מיפוי שחקנים ושדה כוחות ותעשה בנייה  משותפת של "תמונת העתיד".

 

3. יישום והטמעה

 

יישום והטמעה במישור הטכנולוגי –

• מתן תמיכה שוטפת.

 

יישום והטמעה במישור הלמידה וההדרכה –

• הרצת ההדרכות ותהליכי הלמידה על פי התוכנית.
• התכנסות מונחית של פורום מדריכים : מעקב, דיון בדילמות,
• הנחיית מדריכים.
• הפעלת תוכנית מעקב : לומדים (גיבוש קבוצות לומדים לצורך
• משוב) , מדריכים, מנהלים

 

יישום והטמעה במישור הארגוני –

• ניהול שוטף של ההדרכות.
• סיכום לקחים מרכזיים בצמתים והפצתם לגורמים מעורבים.
• יישום לקחים באופן מיידי דרך התנסות קבועה של הצוותים : צוות היגוי , צוות פרויקט, פורום מדריכים.
• התמודדות עם כוחות בולמים ברמות שונות – ספונסר, מנהל פרויקט, מנהל טכני, מדריכים, מודרכים….

 

4. תחזוקה והשבחה

תחזוקה והשבחה טכנולוגית –

• שדרוג המערכת בהתאם לגירסאות חדשות

 

תחזוקה והשבחה של למידה והדרכה –

• עדכון מערכי הדרכה וקורסים.
• יישום לקחים מהדרכות.
• שילוב שיטות הדרכה נוספות באמצעות המערכת בהתאם לגרסאות חדשות שיצאו.
• העשרה והדרכה שוטפת למדריכים.

 

תחזוקה והשבחה במישור הארגוני –

• בנייה ומיסוד של מנגנוני בקרה לתפעול ויישום שינויים.

 

קישורים רלבנטים: