ארכיטקטורה של פתרונות טכנולוגיים לניהול ידע

מתוך: 2Know ירחון ניהול הידע גיליון מס' 31 אפריל 2002

כידוע, ניהול ידע מיטבי כולל תמיד התייחסות לשלושה מרכיבים: התרבות, התהליך והמחשוב (טכנולוגיה). בחרנו להתעמק הפעם במרכיב הטכנולוגי, בהסתכלות מאקרו על תמונת העל: הארכיטקטורה של הפתרונות.

נקדים ונאמר שהפתרונות מרובים. מרובים עוד יותר הנם הספקים המתדפקים על דלתות הארגון בבואם למכור "פתרון ניהול ידע". האחד מוכר "שטיחים", השני "בלוקים" ואילו השלישי בכלל "ולן". איך משווים ביניהם, כאשר אינם ברי השוואה? איך מחליטים היכן להשקיע מהעוגה התקציבית, שתמיד משותפת לכלל הנושאים, ותמיד מוגבלת?

שלב ראשון, יש לסנן את הספקים שאינם מוכרים פתרונות ניהול ידע. הסיבה להמצאות ספקים שכאלו הנה חיובית. נושא ניהול הידע "אופנתי", ולכן מיתוג מוצרים כפתרונות ניהול ידע רצוי על ידי רבים מהם.

שלב שני, יש להחליט מהו סוג ההשקעה הרצוי על ידינו. כעקרון, ישנן שלוש קבוצות של פתרונות על לניהול ידע:

1. פתרונות תשתיתיים טכנולוגיים.
2. פתרונות רוחביים.
3. פתרונות (אורך) ייעודיים.

נסביר:

פתרונות תשתיתיים טכנולוגיים הנם פתרונות שאינם קשורים לעולם תוכן מסוים, אלא נותנים פלטפורמה עליה ניתן לבנות פתרונות ניהול ידע שונים, לצרכים שונים ועולמות מוגדרים מגוונים. הדוגמא הקלאסית לפתרון כזה הנה הפורטל הארגוני.

המאפיין העיקרי: מונחה טכנולוגיה.

היתרון העיקרי: פתרון אחד יכול להתאים להרבה צרכים.

החיסרון העיקרי: אינו מותאם ספציפית לשום עולם תוכן, ולכן לא תמיד שלם; אינו משולב בתהליך העבודה.

פתרונות  רוחביים הנם פתרונות הנותנים מענה לצורך מוגדר של ניהול ידע, אך יכולים להתאים שוב לעולמות תוכן משתנים. דוגמאות קלאסיות לפתרון כזה הנן פתרון לתחקור והפקת לקחים  ופתרון לניהול קהילות ידע.

המאפיין העיקרי: פותר בעיה תהליכית מוגדרת (מונחה תהליך).

היתרון העיקרי: כולל התייחסות להיבטי תרבות, תהליך וטכנולוגיה.

החיסרון העיקרי: אינו מותאם ספציפית לשום עולם תוכן; אינו משולב בתהליך העשייה הארגוני.

פתרונות (אורך) ייעודיים הנם פתרונות הנותנים מענה לבעיה עסקית/ארגונית מוגדרת בהקשר של עולם תוכן מסוים. דוגמאות כוללות כלי לניהול שירות לקוחות או מאגר תובנות בניהול פרויקטים.

המאפיין העיקרי: מונחה עולם תוכן.

היתרון העיקרי: נותן פתרון שלם תרבותי, תהליכי וטכנולוגי המשתלב בתהליך העבודה; יותר קל להראות יתרון הנובע מניהול הידע שכן בעיה/צורך נפתרים במלואם.

החיסרון העיקרי: תחום לצורך המוגדר. קשה להכללה למטרות נוספות.

כמובן, שיתכן והפתרונות ישתלבו, כפי שמופיע בתרשים. פתרון ייעודי, ימומש במקרים מסוימים, על גבי תשתית טכנולוגית.

יש לבחור כאמור, היכן נכון בארגון למקד משאבים בזמן נתון. לכל ארגון מתאים להקדים פתרון אחר (טווח קצר / ארוך, קיום צרכים מוגדרים וכו').

בשלב שלישי, יש להחליט על התמקדות ספציפית. במידה והכיוון תשתיתי טכנולוגי, יש לבחור את צוואר הבקבוק העיקרי של הארגון (ניהול מסמכים/גישה לתכנים/פורטל וכו'). במידה והפתרון רוחבי או ייעודי, שוב יש להתמקד בתהליך או עולם תוכן ספציפי בו ניהול הידע חיוני יותר.

זכרו, ניהול ידע אינו "פרויקט": יש לו התחלה, אך אין לו סוף. הבחירה הטכנולוגית, שהנה חלק מהבחירה הרחבה יותר של התמקדות בניהול ידע הנה למעשה קביעת סדר עדיפויות: היכן נכון להשקיע מאמצים כעת? ברור לכולם, שבעתיד הרחוק נראה במרבית הארגונית פתרונות מכל הסוגים גם יחד.