מאת: לאה שוורץ, פתרונים יעוץ, עיצוב וליווי ארגוני, ניהולי, שיפור שירות, פיתוח הדרכה, ניהול פרויקטים
תכנון ההדרכה בארגונים רבים אינו תהליך מסודר. ואם בימים כתיקונם מימון מערך ההדרכה נתפש כהוצאה ולא כהשקעה מניבה, קל וחומר בימים קשים אלו של פיטורים וצמצומים, בהם סעיף קיצוץ ראשוני הינו ההדרכה.
אך גם ארגונים ומפעלים שבהם יחידת הדרכה כלשהי, תפקודה אינו בהכרח אופטימלי ואינו עונה על צורכי הארגון, העובדים והעיתים, יש לזכור תמיד שההדרכה, הנה אמצעי, תומך תהליכים ארגוניים, ואינה מטרה בפני עצמה.
לכן, ההדרכה יעילה רק אם:
המודרך, המדריך, שיטות ואמצעי ההדרכה והתכנים יהיו הנכונים והמתאימים מירבית, בכל מערך ההדרכה וההטמעה, כך שניתן יהיה להפיק תוצאות ממשיות, אפקטיביות לארגון.
במאמר זה אתייחס למערך איתור הצרכים בלבד.
איתור הצרכים הנכונים לארגון הינו קריטי להמשך תפקוד מוצלח של מערך ההדרכה, לכן חשוב לבנות נכון את מערך איתור הצרכים ולשם כך לעמול ולהשקיע בתכנון מקיף נכון.
לרוב, לקראת סוף שנת עבודה מתחיל מירוץ של העוסקים בהדרכה לתכנון ההדרכות לשנה הבאה, אך תכנון נכון צריך להתחיל הרבה לפני כן ולאו דווקא ביחידת ההדרכה.
על מערכת ההדרכה לשלב בין:
א. המטרות, היעדים והאסטרטגיות הארגוניות!
ב. מידע ממנהלים
ג. מידע מהעובדים
ד. מצבת עובדים מול מסלולי קידום וניתוח עיסוקים.
ה. התחומים המקצועיים והענף בו עוסק הארגון.
ו. שינויים במערכות מידע.
ז. הפנמה והטמעת שינויים ארגוניים, שינויים בתהליכי עבודה, הרגלי עבודה…
בארגון "מסודר", התהליך עקבי וממושך ודורש יותר מטופס אחד או שאלון אחד.
ראשית, לגבי כל עובד נאסף מידע, אם בעת גיוסו ואם במהלך עבודתו, לגבי השכלתו, הכשרתו המקצועית, השתלמויות וקורסים שעבר.
המנהלים מונחים לקבל מידע מהעובד בשיחות הערכה/משוב תקופתיות
ישנם מסלולי קידום מובנים, הכוללים הדרכות והכשרות נדרשות
בארגון האוטופי קיימות הגדרות תפקידים, בוצע ניתוח עיסוקים וניתן להשוות בין המצוי לרצוי. גם איתור וגיוס עובד חדש מתבצעים בהתאם לנדרש.
כל הנתונים נרשמים ישירות בכרטיס העובד הממוחשב, ובבנייה נכונה של המערכת ניתן לשלוף מידע בחתכים שונים.
כל איסוף ורישום הנתונים והמידע אינו צריך להיעשות ע"י מחלקת ההדרכה, אך היא תשתמש במידע לטובת בניית תוכנית הדרכה ארוכת/קצרת טווח, בהתאם לצרכי הארגון.
ברור שאידיליה כזו קיימת בחלומות הוורודים של מנהלים. גם אם מערכת משאבי אנוש מתנהלת מצוין, המציאות והסביבה הדינאמית מכתיבות אילוצים ושינויים מהירים שעל מערכת הארגון להגיב עליהם ולהיערך לקראתם מראש.
כאשר מעוניינים למפות צרכים "אינסטנט" – סעיפים א – ז הנ"ל כמובן רלוונטים, אך התהליך יהיה חפוז לעומת הממושך ופחות מדויק.
הטופס המצורף אמור לסייע.
יש לזכור שבד"כ בכרטיס העובד, מצוינים פרטים לגבי השכלה והכשרות מקצועיות, לכן הכשרות אלמנטריות ניתן לדלות משם. בנוסף, ודאי קיים רישום ומעקב אחר הכשרות והדרכות חובה (בטיחות, נהלי איכות…), אלא שחסר מידע על מיומנויות רכות, עדכונים מקצועיים, ניהוליים ועוד. לכן, יש לדאוג, מבעוד מועד ולאו דווקא בסוף שנה, להשלמת החסר.
הנחיות למילוי הטופס
- יש להעביר טופס לכל מנהל מחלקה/יחידה/צוות/משמרת (תלוי במבנה הארגוני ובגודל). מספר הרשומות אינו מוגבל.
- המנהל ימלא טופס עבור כל עובד (כאשר המהירות קריטית, רק העובדים הזקוקים).
- יש למלא בסדר היררכי לפי דרגה/תפקיד, בצבעים המתאימים (מקל בעריכת סיכומים כלל ארגוניים). יש להוסיף שורות, לפי מספר העובדים.
- מומלץ למחשב את הטפסים בכדי להקל על הסיכומים (אקסס – אקסל).
- בסיכום יש לציין דרגת דחיפות/עדיפות אשר תספק תמונה כללית ממנה אפשר לגזור תוכניות לטווח קצר וארוך יותר.
לפיתוח המשאב האנושי
אגף: מחלקה: .
העובד | השכלה | הכשרות | תפקידבעבר | תפקיד נוכחי | הכשרה נדרשת | תפקידרוחבי | הכשרה נדרשת | קידום אפשרי | הכשרה נדרשת |
אפשרות נוספת לממהרים
מפרסמים רשימת הדרכות, הכשרות, השתלמויות ומבקשים מהעובדים לציין מה לדעתם יתרום להם לעבודה יעילה יותר, או מה היו רוצים ללמוד מהרשימה.
אלא שלא תמיד עובדים מודעים לצורכי הארגון, ולעתים אינם מעוניינים להשתתף בהדרכה, ולכן יש ליצור גורמי הנעה (תשלום, קידום, השתלמות בזמן העבודה, צבירת בונוסים, גמולים, אוירה מיוחדת…).
יש לקחת בחשבון שגם שיקולים חברתיים עשויים להטות את התשובות.
הבעיה העיקרית הנותרת גם לאחר איסוף החומר, היא הקושי לדעת האם ההדרכות שעברו העובדים היו אפקטיביות ועבור מי?
בכלל, במערכת ההדרכה רשימת הבעיות, הקשיים והאילוצים שואפת לאין סוף, ואת זאת נשאיר לדיון אחר. אך יש לזכור:
ההשקעה במשאב האנושי מניבה את התשואה הגבוהה ביותר לארגון
הדרכה מגבירה הנעת העובד ותורמת לחיזוק נאמנותו לארגון
קישורים רלבנטים:
מנהיגים ברשת |
www.leadersnet.co.il |
leaders@leadersnet.co.il |
© כל הזכויות שמורות ל"מנהיגים ברשת" מרץ 2003. החומר מותר לשימוש אישי בלבד. אין לעשות בחומר שימוש מסחרי/עסקי ו/או להפיצו בכל דרך שהיא (להוציא באמצעות יצירת קישור למאמר ספציפי ולעמוד הבית במקביל) מבלי לקבל רשות מפורשת בכתב מהנהלת האתר |