ראשי » ניהול ומנהיגות » Coaching וחניכה » אימון מנהלים – המנהל הלחוץ 24/7

אימון מנהלים – המנהל הלחוץ 24/7

 

 מאת: דולי חותם *

 rtf1659146964_230695297

 

הסיפור של עידו:

"אני רוצה להגיע למצב של שעון יד. זמן כקישוט". יהודה עמיחי.

עידו (שם בדוי) הוא בחור בן 38, גר בתל- אביב בשכונה יוקרתית, מסופר בתספורת אופנתית, לבוש באופן מוקפד, חולצת צווארון עדכנית, נעליים אלגנטיות, מגולח ומדיף ריח קל של בושם. עידו הוא מנהל כספים בחברה גדולה, ומנהל צוות של אנשי כספים. הוא הגיע לאימון מפני שבשיחה עם המנכ"ל, אליו הוא כפוף, אמר לו המנכ"ל :"עידו, אתה מנהל מרשים, עובד מאד קשה, אבל לא תשרוד בתפקיד הזה זמן רב מפני שאינך יעיל". הדברים עשו רושם רב על עידו, שמאז מתאמץ אף יותר להשקיע בעבודתו ועובד ימים כלילות ללא הפוגה.

באופן פורמאלי, עידו עובד חמישה ימים בשבוע , אולם למעשה הוא משקיע כמעט את כל זמנו בעבודה. כנשוי ואב לשני ילדים, הוא מאד רוצה לראות את ילדיו, אך בפועל ממעט לראות את משפחתו, וגם כשהוא מגיע סוף סוף הביתה, הוא שקוע בדוא"ל, טלפונים ובהכנת מסמכים. הוא חש אכזבה עמוקה ותסכול מפני שתוצאות עבודתו לא עומדות בהלימה להשקעה הרבה שלו בה.

בשבועות האחרונים, עידו החל להרגיש תשישות גופנית ומתח מלווים ביאוש שהלך וגבר. הוא תהה מה לא בסדר בעבודתו ומדוע על אף השקעתו העצומה בתפקידו, הוא נתפס כלא מספיק יעיל ומעמדו בחברה אינו יציב. הוא ידע שאין לו אפשרות להוסיף שעות נוספות לעבודה, שכן הוא מיצה כל זמן פנוי שנותר לו.

אשתו של עידו, בעלת מקצוע חופשי וקריירה משל עצמה, חשה גם היא ייאוש, שכן נטל הבית והטיפול בילדים נפל רובו ככולו על כתפיה.

עידו הגיע לפגישה הראשונה נושא בידו תיק עור דק שחור, ובתוכו דפדפת המכילה רשימת נושאים שבדעתו היה לדבר עליהם.

שוחחנו על מסגרת האימון, "נערוך עשר פגישות", הצעתי "ונגדיר כבר היום מה ברצונך להשיג, ולאן ברצונך להגיע". עידו פתח ואמר "אני מרגיש שכל יום זה מלחמה. טירוף מוחלט, מיילים, שיחות טלפון, וצריך לכבות שריפות. בנוסף, לצוות שלי יש סוגיות ונושאים שצריך לפתור וזה לא נגמר, אלא רק מתגבר.."  שאלתי אותו לאן הוא מעוניין להגיע, ועידו הגדיר שני תחומים בהם הוא מעוניין להתמקד: הנאה מהחיים, ומיומנויות ניהול. גזרנו מתחומים אלה את מטרות האימון אותן עידו הגדיר ורשמנו אותן:  1. ליהנות מהחיים 2. לרכוש מיומנויות של "מנהיגות משלב 5".

חייכתי לעצמי לשמע המטרה השניה. המושג "מנהיגות משלב 5" הפך למעין "מנטרה" בקרב מנהלים, בעקבות ספרו של ג'ים קולינס "גלגל התנופה: מטוב למצוין" בה מתוארת דמותו של המנהיג המצליח להפוך את הארגון בו הוא עובד מטוב למצוין. קולינס מצא, בעקבות מחקריו הרבים בארגונים מצליחים, כי המנהל המצוין משלב בהתנהלותו נחישות מקצועית בצד ענווה אישית, וכי הוא רותם את ה"אגו" שלו לטובת הארגון, ואינו מחפש את טובתו האישית.

מהתרשמותי הראשונית מעידו חשתי כי הוא אדם צנוע ולא מתרברב, וכן שהוא תורם את כל כולו לארגון. חשבתי על כך שאולי יהיה עדיף לשלב באימון איתו גם עבודה על מיומנויות ניהוליות קלאסיות כגון ניהול זמן, האצלת סמכויות, ניהול ישיבות צוות, ניהול דיונים וכדומה.

בפגישות הראשונות, ערכנו היכרות באמצעות כלי אימון המכונה "גלגל החיים", זוהי דרך לערוך הכרות מהירה, ממוקדת וויזואלית, בה המתאמן מתאר את שביעות רצונו מתחומי חייו השונים, ומסמן זאת באופן מספרי. עידו סיפר כמה הוא אוהב את אשתו וילדיו, וכמה הוא מחכה ליציאתו לפנסיה כדי ליהנות מהחיים וללמוד, כמה הוא חי על "טורים גבוהים" ואין לו חיי פנאי. "אני מקנא בחברי דירקטוריון בני 60+  שנהנים מהחיים.."

הרגשתי צביטה בלב. נראה שעידו "כבול" בתוכו לתבניות מחשבה בולמות שאינן מאפשרות לו לחיות את החיים שראויים לחיותם מבחינתו.

הבנתי כמה הוא משתוקק לחיות בעצם חיים אחרים, חיים בהם הוא יכול ליהנות מילדיו, מבילוי עם אשתו ומחיי פנאי אך אינו מאפשר זאת לעצמו, כאילו בתוכו משהו מאלץ אותו לפעול באופן מנוגד לחלומותיו.

רציתי לבדוק איתו מאין נובע סגנון מחשבה זה. חזרנו אל ההסטוריה של עידו, ושרטטנו עץ משפחתי תעסוקתי. כשעיניו נוצצות בגאווה, הוא סיפר על הורים אוהבים, שהשקיעו בו באחותו ובאחיו שעות רבות, ועל אף גילם המתקדם כיום, ממשיכים לסייע לילדיהם. "הם מאד גאים בהישגים שלי ותמיד השקיעו בי". הוא תיאר את אביו כאדם מאד חברותי המלכד את המשפחה, בעוד אמו היא אשה פרפקציוניסטית ויסודית הנוטה לרדת לפרטים הקטנים. ביקשתי מעידו לתאר את עצמו, במה הוא דומה, ובמה שונה מהוריו. "כמו אמא שלי, אני מאד נוטה להתעמק בפרטים, אני בודק כל דבר פעמיים וחש אחריות לכל מסמך שיוצא מתחת ידי. אני חותם על מסמך רק לאחר שוידאתי כל פרט בו. לצערי, לא ירשתי מאבא שלי את היכולת החברתית שלו. להיפך, פגישות עם אנשים די קשות לי, בעיקר אם הם מתעצלים או איטיים. הרבה יותר קל לי לעבוד עם מסמכים ומספרים."

עידו סיפר שהוריו חיים בעצם למען ילדיהם, והתקשה לתאר מהם חלומותיהם של הוריו, מתי ואיך הם מבלים אחד עם השני ומהן פעילויות הפנאי שלהם בנפרד מילדיהם.

"האם ייתכן שבדומה להוריך, אינך מאפשר לעצמך להגשים חלומות עבור עצמך? האם אתה "מגוייס" כל הזמן למטרה אחרת אליה אתה מתמסר כולך, כפי שהוריך מתמסרים לילדיהם?"

עידו הרהר בדבריי, מנסה לבדוק את תחושותיו.

במתודה האימונית, אנו רוצים להאיץ את התהליך, והמיקוד הוא במטרות שאותן הציג המתאמן. המשמעות היא שבשונה מטיפול פסיכולוגי, איננו מתעכבים על מהות הקשר ביני לבין המתאמן, העברות, העברות נגדיות, השלכות ועוד מושגים שונים מעולם הפסיכותרפיה  הדינאמית שאינם רלוונטיים ובדרך כלל גם לא לגיטימיים במסגרת זו.

יחד עם זאת, אנו כן מתבוננים במשותף על השפעות של קשרים מוקדמים, ייצוג של דמויות מופנמות, רגשות ותפיסות בהקשר ל"מצב העתידי הרצוי" אותו מגדיר המתאמן.

בפגישה הבאה, חזרנו להתבונן בתפקודו כמנהל.

ביקשתי מעידו ליצור טבלה של התנהגויות יעילות ולא יעילות שלו בתפקידו.

"אני לא יעיל במשימות תפעוליות, בביזור משימות, בהאצלת סמכויות, ובכל משימה שכרוכה באינטרקציה בין אנשים, ובעיקר בהתמודדות עם אנשים קשים.. אני מרגיש כאילו אני במלחמה, יש אין סוף טלפונים ומיילים, אני מגיע עייף כבר בבוקר, ועונה בקוצר רוח לכולם"..

כך, עידו מצא את עצמו עושה עבודה רבה ומאומצת, בעוד אנשי הצוות שלו עובדים בנוחות, ללא לחץ רב.. הוא העדיף לעשות את הדברים בעצמו מאשר להתעמת, לדרוש, לתבוע, ולצפות באופן ישיר לתוצאות מעובדיו.

הגדרנו במשותף את החוזקות הבולטות של עידו – האינטליגנציה הגבוהה שלו, ההבנה המקצועית המעמיקה שבו, יושרה ויושר, מכוונות למטרה, אחריות רבה ויסודיות, ובחנו במשותף את החסמים הבולמים אותו – קושי ואף פחד להיות עם אנשים ("מה אני אמור לומר לעמיתים בכירים בזמן הרמת כוסית לכבוד החג? על מה לדבר איתם?") ריכוזיות רבה, קושי ליצור סדר עדיפויות נכון, קושי בניהול הצוות שלו.

תהיתי כיצד נוכל להתמודד באימון עם המטרות שעידו  הגדיר בתחילת האימון: ליהנות מהחיים וגם לרכוש מיומנויות ניהוליות..  נזכרתי שהוא סיפר עד כמה הוא מחכה לפנסיה כדי ליהנות מפעילויות אותן הוא אוהב כמו לקרוא ביוגראפיות, ספרי היסטוריה, להשתתף בקורס ארכיאולוגיה, לערוך מדיטציה. בדמיוני, ראיתי אותו יושב בבגדי כותנה לבנים על מחצלת, ועורך מדיטציה מרגיעה ליד חוף ים…. אך כל זה נראה כעת כל כך רחוק וקשה להשגה.

ביקשתי מעידו, לתאר על דף כיצד נראה סדר היום שלו בעבודה כדי שנוכל במשותף להתחקות אחר הזמן שנעלם לו בין האצבעות, וכן למצוא זמן כבר כעת ליהנות מפעילויות אותן אוהב.

הרהרתי לעצמי בפעמים הרבות בהן פגשתי אנשים שחיכו לפנסיה כדי "ליהנות מהחיים", ולא אפשרו לעצמם להגשים חלומות גדולים או קטנים, ובמקום זאת עבדו קשה, אך כשהגיעו לגיל הפנסיה לא תמיד יכלו לממש את חלומותיהם בגלל סיבות שונות.  נזכרתי גם בשיחה שניהלתי עם יו"ר וועד עובדים של בנק גדול, שאמר לי "אני מלווה עובדים ומנהלים בעת פרישה. מעולם לא שמעתי אותם מצטערים על כך שלא בילו יותר זמן בעבודה, אך בהחלט שמעתי אותם מצטערים על כך שלא בילו זמן רב יותר עם משפחתם, ילדיהם, ולא אפשרו לעצמם לפתח תחומי פנאי…"

בפגישה הבאה, עידו הגיע אנרגטי ומאושש יותר, "הגשתי השבוע את התקציב" הוא אמר, "וזה בהחלט יוצר בי הרגשה טובה."

עברנו במדוקדק על סדר היום שלו, מהבוקר ועד הלילה. שאלתי את עידו: "מה אתה חושב על סדר היום שלך?".

עידו התבונן בדף בתשומת לב ואמר:  "וואו, הייתי צריך לראות את זה מול עיני. זה ממש צועק. אני 'מכונת מלחמה', כל הזמן מכבה שריפות, עמוס, עסוק, אין לי זמן לתכנן…אני צריך לעשות שינוי."

עידו ישב ונשם נשימה עמוקה.

"עלי לענות למיילים בשעות מוגדרות, לסנן שיחות, להעביר משימות לכלכלנים שלי, ולערב אותם בסיכומי הדיונים…"

להפתעתי, עידו סיפר שכל שיחות הטלפון המיועדות אליו, מגיעות ישירות אליו, ללא סינון של המזכירה. כך על פי הוראתו.

"ביקשתי מהמזכירה שכל השיחות יגיעו אלי ישירות כדי שאטפל בהן באופן ישיר ומהיר, כדי לחסוך זמן.."

המזכירה, מצידה, חשה חוסר סיפוק בתפקידה ועידו ראה אותה פעמים רבות יושבת בחוסר מעש על כיסאה..

"עלי לאפשר לה לסנן שיחות שמגיעות אלי.. כשאני חושב על כך, שיחות רבות מגיעות עלי בזמנים שלא נוחים לי ומוציאות אותי מריכוז."

פגישתנו עמדה להסתיים.

הצעתי שנבלה את הדקות האחרונות בנשימות עמוקות תוך כדי עצימת עיניים.

השמעתי מוזיקה שקטה וביקשתי  "דמיין שאתה שואף פנימה שקט ושלווה, ונושף החוצה דאגות ולחץ..".

הצעתי משימה לקראת פגישתנו הבאה- לערוך תירגול של נשימות עמוקות 3 פעמים ביום, לפחות פעם אחת במשרד, בכל פעם לפחות דקה אחת, וכן לבקש מהמזכירה לסנן עבורו שיחות. עידו הסכים בחשש.

בפגישתנו הבאה עידו הגיע לפגישה נמרץ ועל פניו חיוך קל

"הבנתי שזמני יקר לי, ושעלי לנהל אותו נכון יותר. ביקשתי מהמזכירה לסנן שיחות, לקחת את הפרטים של המתקשר ולבקש ממנו לשלוח לי מייל בנוסף על שיחת הטלפון- וזה היה מאד יעיל. יצרתי זמן מרוכז שבו אני מחזיר טלפונים."

"אבל יש משהו שהוא חידה עבורי. כל הכפיפים שלי הינם אנשי מקצוע. אני לא מבין את הפסיכולוגיה של מי שלא יוזם ולא מעוניין, ומתנהג כמו ילד בגן, מחכה שיגידו לו מה לעשות, וזקוק לביקורת על עבודתו"

כמו מנהלים רבים אחרים, גם עידו מגיע ליום עבודתו תוך הפגנת יוזמה ופרואקטיביות, ומופתע בכל פעם מחדש לגלות שהכפיפים שלו מתנהלים אחרת ממנו. אחד החלקים שעידו שונא בעבודתו הוא הבקרה על עבודתם של כפיפיו, אך נראה שלא ניתן להתחמק מכך עוד.

"אני מגיע להכרה שכמנהל, לא אוכל להמשיך לטמון את ראשי בחול נוכח מצבים בינאישיים הדורשים התמודדות מצידי.."

עידו ערך ישיבת צוות ראשונה. "הרגשתי מותקף, הסמקתי ממבוכה, חששתי לדבר, לא ידעתי מה לעשות, איך לפתוח, איך לנהל את הישיבה, ואיך לסיים אותה".

שאלתי את עידו איך העובדים שלו הגיבו לישיבה, והוא אמר "הם הגיבו טוב, ושמחו שהתחלנו לקיים ישיבות צוות".

"איך אתה מסביר את הפער בין ההרגשה שלך לבין התגובה שלהם?"

עידו ישב מולי, מתבונן בי בכנות, מקמט את מצחו בהפתעה.

הרגשתי אהדה גדולה כלפיו.

ההתעכבות על הפער בין התחושות הפנימיות לבין המציאות חשובה כדי להגיע לתובנות חדשות, לקבל פרספקטיבה נוספת ולהתנהל באופן אפקטיבי.

ככל שהפער בין הדרך בה האדם רואה את עצמו לבין הדרך בה אחרים רואים אותו גדול יותר- כך נוצרים קצרים רבים יותר בתקשורת ו'תקיעויות'.

עידו שהבחין בפער זה אמר: "כנראה שאני ביקורתי מדי כלפי עצמי, ושהתפקוד שלי בכל זאת לא כל כך נורא."

עידו סיפר: "ערכתי שינויים משמעותיים בצורת העבודה שלי. המזכירה מסננת שיחות בצורה טובה, אני מאפשר לעובדים שלי להיכנס אלי עם דברים דחופים רק בין 12:00-13:00, אני מחזיר תשובות בטלפון לאנשים שמחפשים אותי באופן מרוכז, ומשתמש בעובדים שלי כדי לארגן מידע ולקדם משימות טוב יותר". 

הגענו לסיום האימון, התבוננו שוב במטרות שעידו הציב בפגישה הראשונה.

"איך תרצה לסכם את האימון? מה אתה לוקח איתך ומה חסר?"

עידו ציין שהוא עבר כברת דרך משמעותית בניהול, וכעת הוא מנהל טוב יותר, המשתמש בכישורים של עובדיו ומרגיש מעט יותר נוח במצבים בינאישיים עם שותפי תפקיד שונים. המנכ"ל שבע רצון יותר מתפקודו, ועידו חושב כעת על התפקיד הבא שלו. הוא מעוניין בתפקיד בכיר יותר.

לגבי המטרה השניה "ליהנות מהחיים"- עידו לא ממש התקדם.

"כנראה שאיני פנוי כעת לעצמי, וקשה לי לאפשר לעצמי לפנות זמן לשאיפות שלי..". 

האימון הסתיים. האם הוא הצליח? נראה שעידו התקדם לעבר מטרתו הניהולית, ואכן עבר כברת דרך משמעותית.

אני מאמינה שכדי שיחוש אושר רב יותר בחייו, עליו יהיה למצוא איזון נכון יותר בין עבודתו לחייו האישיים, וכפי שלמד ליצור הפרדה בתוך יום העבודה למטרות שונות, כך יהיה עליו ללמוד לפנות זמן לעצמו לשאיפות ההתפתחות האישית שלו ולבילוי עם משפחתו.

פעמים רבות האימון לא משיג את מטרותיו במלואן, אך עדיין  ההתקדמות מדהימה, ומתרחשת בפרק זמן קצר כל כך. כפי שסיכמנו מראש, תהליך האימון ארך 10 פגישות וכעת הוא הגיע לקיצו. עידו ביקש לסיים אותו, גם אם טרם השיג את מטרתו השניה. ייתכן שהוא זקוק לעוד 'זמן הבשלה' כדי להתמקד במטרתו השניה, ליהנות יותר מחייו.

אני תוהה מה שלום עידו ביני לבין עצמי ומלווה אותו ברגשי הערכה בליבי.

 

* דולי חותם, היא פסיכולוגית ארגונית ומאמנת אישית וארגונית בתחומי קריירה וניהול.  מנהלת משותפת של התוכנית לאימון בגישת מדעי ההתנהגות, באוניברסיטת תל אביב.

dolly@chotam-consult.co.il

 

קישורים רלבנטים באתר:

מנהיגים ברשת

www.leadersnet.co.il

leaders@leadersnet.co.il

© כל הזכויות שמורות ל"מנהיגים ברשת" נובמבר 2011. החומר מותר לשימוש אישי בלבד. אין לעשות בחומר שימוש מסחרי/עסקי ו/או להפיצו בכל דרך שהיא (להוציא באמצעות יצירת קישור למאמר ספציפי  ולעמוד הבית במקביל) מבלי לקבל רשות מפורשת בכתב מהנהלת האתר

יכול לעניין..

22756725_s

מה יעזור מחשב משוכלל אם אינו מחובר לחשמל?

    מאת: בני מרגליות *   שישי בצהרים, עוד מעט שבת. קניתי עיתונים והרהרתי ...

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *